AI w księgowości: czy sztuczna inteligencja zastąpi księgowych?

AI w księgowości nie zastępuje księgowej, ale przejmuje powtarzalną pracę: dzięki KSeF faktury mogą trafiać do systemu nawet co 5 minut, a sztuczna inteligencja od razu je dekretuje, ocenia, czy są kosztem podatkowym, i łączy z płatnościami z banku, przy koszcie technologii ok. 65 gr za dokument. Według wyliczeń przywołanych w naszym odcinku zaksięgowanie jednego dokumentu przez człowieka kosztuje ok. 8 zł w biurze rachunkowym i ok. 15 zł w firmie z własnym działem księgowości.

O tym, czy sztuczna inteligencja jest dla branży księgowej szansą, czy zagrożeniem, Mateusz Chinczewski rozmawiał z Dominikiem Laskowskim, prezesem autoMEE. To firma, która tworzy platformę flowMEE do automatyzacji księgowości. W Finerto mamy dział prawny, podatkowy i księgowy, rozpoczęliśmy współpracę z autoMEE i wdrażamy tę platformę. W artykule zbieramy najważniejsze wnioski z rozmowy.

W skrócie: AI w księgowości

• Księgowość pasywna to model „po fakcie”: wynik finansowy przedsiębiorca często poznaje dopiero razem z informacją, ile VAT ma zapłacić.
• KSeF i AI umożliwiają księgowość aktywną: dokumenty są pobierane na bieżąco (nawet co 5 minut), a AI księguje je w czasie rzeczywistym.
• AI robi więcej niż OCR: ocenia każdą pozycję faktury osobno, przypisuje miejsce powstania kosztu (MPK), konto księgowe i rozlicza płatność z bankiem.
• Księgowa staje się weryfikatorem i doradcą: podejmuje decyzje w nietypowych sprawach, kontaktuje się z urzędem skarbowym i tłumaczy wyniki klientowi.
• Koszt technologii to ok. 65 gr za dokument, wobec ok. 8 zł w biurze rachunkowym i ok. 15 zł w firmie przy pracy człowieka.
• Część usług księgowych będzie tanieć: dotyczy to pracy powtarzalnej, zwłaszcza przy prostych JDG. Doradztwo i odpowiedzialność nadal będą dobrze wyceniane.
• Wdrożenie AI wymaga planu: najczęstszy błąd to wdrażanie za szybko, bez właściciela projektu, terminu i budżetu.

Czy sztuczna inteligencja zabierze pracę księgowym?

Naszym zdaniem AI w księgowości jest przede wszystkim szansą, choć wymusi zmianę sposobu pracy księgowych i biur rachunkowych. Dominik Laskowski przyznaje, że w niektórych zawodach (copywriterzy, programiści, graficy) sztuczna inteligencja już zabrała część pracy. Jak zareaguje rynek pracy w księgowości, to w dużej mierze wróżenie z fusów. Rynek raz sprzyja pracownikom, raz pracodawcom, i nie warto go oceniać pod wpływem emocji.

Lepszym punktem wyjścia jest pytanie, czy AI daje wartość trzem interesariuszom każdej dobrze prowadzonej firmy:

1. właścicielowi i firmie, bo zadowolony właściciel to warunek mądrego wzrostu,
2. pracownikom, niezależnie od tego, czy mamy rynek pracownika, czy pracodawcy,
3. klientom, którzy nie mogą na zmianach stracić.

Dotychczasowe systemy księgowe nie dawały wartości wszystkim trzem grupom naraz. Nowe narzędzia AI mogą to zmienić.

Na czym polega problem tradycyjnej księgowości?

Tradycyjna księgowość działa w modelu pasywnym, czyli po fakcie: jeśli nikt się nie zaloguje i nie kliknie, nic się nie wydarzy. Większość biur rachunkowych pracuje na programach, których korzenie sięgają lat 90. Producenci dodają do nich funkcje AI, ale nie są to systemy budowane od początku wokół sztucznej inteligencji (tzw. AI native).

Takie oprogramowanie księgowe jest tworzone głównie dla księgowych, a nie dla właścicieli firm, dlatego przedsiębiorcy prawie się do niego nie logują. Systemu trzeba się długo uczyć, więc księgowy po 15 latach pracy staje się w praktyce operatorem konkretnego programu.

Skutek dla przedsiębiorcy jest prosty: wyniki finansowe dostaje dopiero po tym, jak dowie się, ile VAT musi zapłacić. Księgowa zamyka miesiąc w jednym intensywnym „sprincie”, bo dopiero wtedy ma komplet dokumentów.

Jak KSeF i AI zmieniają księgowość na aktywną?

KSeF sprawia, że nie trzeba czekać na dokumenty do końca miesiąca, a AI pozwala zaksięgować je od razu. Z KSeF można łączyć się i pobierać faktury nawet co 5 minut. Dokumenty, które wpadają do systemu, nie czekają na człowieka: sztuczna inteligencja od razu:

• dekretuje fakturę i przypisuje ją do konta księgowego,
• ocenia, czy wydatek jest kosztem podatkowym,
• przypisuje miejsce powstania kosztu (MPK), projekt i budżet,
• po podłączeniu banku łączy płatność z fakturą (rozrachunki).

Taki model nazywamy księgowością aktywną. Dzięki niemu przedsiębiorca może widzieć rachunek zysków i strat w czasie rzeczywistym (pro forma), a nie dopiero po zamknięciu miesiąca.

AI odwraca też obieg dokumentów. Dziś biuro rachunkowe zwykle dostaje faktury już zaakceptowane przez klienta i dopiero wtedy je księguje. W modelu aktywnym, nawet jeśli w firmie faktura nadal trafia do osoby, która ją akceptuje, księgowanie już się wydarzyło. Księgowa nie musi czekać na tę osobę.

Czym AI w księgowości różni się od OCR?

OCR (odczytywanie danych z dokumentu) także jest formą sztucznej inteligencji, ale współczesna AI potrafi coś więcej: podejmować decyzje na podstawie analogii. Sztuczna inteligencja jest rozwijana od lat 50. XX wieku, a uczenie maszynowe to również AI. Przełom nastąpił w listopadzie 2022 r., gdy pojawił się ChatGPT, czyli interfejs do generatywnej sztucznej inteligencji.

Na początku generatywna AI potrafiła głównie rozmawiać i często się myliła (halucynowała), więc nadawała się do chatbotów i obsługi klienta, a nie do trudniejszych zadań. Po około czterech latach rozwoju halucynacje zdarzają się już bardzo rzadko. Producenci modeli udostępnili je też przez API: firma nie płaci stałego abonamentu (np. 20 dolarów miesięcznie), tylko za faktyczne zużycie. Na tej podstawie powstają rozwiązania, które automatyzują konkretne procesy biznesowe, w tym automatyzacja procesów księgowych.

Kluczowa przewaga AI to umiejętność dostrzegania analogii i wyciągania z nich wniosków. Tak jak doświadczony księgowy zna firmę klienta, tak sztuczna inteligencja uczy się tej firmy i jej typowych transakcji.

Jak AI księguje fakturę w praktyce?

W odcinku Dominik Laskowski pokazał to na fakturze od Meta za reklamy na Facebooku, która nie pochodziła z KSeF. Proces wyglądał tak:

1. OCR odczytuje dane z dokumentu i uzupełnia parametry księgowe.
2. AI ocenia każdą pozycję faktury osobno: czy dany produkt jest kosztem podatkowym, czy nie.
3. AI przypisuje MPK. Gdyby kampania była prowadzona z konta reklamowego na rynek brytyjski, system wychwyciłby to i przypisał inne miejsce powstania kosztu.
4. AI dekretuje dokument na konta kosztowe i zapisuje informację, jaką decyzję podjęła i dlaczego.

Stara technologia sobie z tym nie radzi, bo schematy księgowe ustawia się zwykle dla kontrahenta, a nie dla poszczególnych pozycji na dokumencie. W biurze bez AI każdą taką sytuację musi wyłapać człowiek, który wie, na co zwrócić uwagę, a potem ręcznie wprowadzić dane do programu.

Jak wygląda konfiguracja księgowości z AI?

Wdrożenie zaczyna się od krótkiego onboardingu, w którym uczysz AI swojej firmy. W platformie flowMEE wygląda to tak:

1. wpisujesz NIP i opisujesz, czym zajmuje się firma (np. IT, SaaS dla B2B),
2. wybierasz rodzaj księgowości: standardową (AI zna politykę rachunkowości i ustawę, więc księguje typowy biznes w trybie „autopilota”) albo zaawansowaną, z dodatkowymi zasadami, np. dla firm produkcyjnych,
3. generujesz plan kont przez AI albo wgrywasz go z dotychczasowego systemu,
4. podłączasz KSeF, konto bankowe i ewentualnie system ERP.

Zasady księgowania zapisuje się językiem naturalnym. Nie trzeba angażować działu IT ani partnera wdrożeniowego systemu, żeby coś „przestawić”.

Jakie decyzje nadal podejmuje księgowa?

AI przekazuje księgowej tylko dokumenty, które wymagają decyzji. Przykład z odcinka: faktura za LinkedIn. Czy zaksięgować ją jako usługi marketingowe, czy jako programy internetowe? Zależy to od treści faktury, więc system pyta. Gdy księgowa zatwierdzi wybór, AI uczy się go i w kolejnym miesiącu nie pyta ponownie o taki sam przypadek.

Decyzje mają dwa poziomy:

Rodzaj decyzji	Znaczenie	Przykład
Czerwona	Bez niej nie da się zamknąć miesiąca	Kwalifikacja niejasnej faktury
Żółta	Kwestia mniej pilna, często na poziomie planu kont	Paragony z zagranicy, np. wydatek na WhatsApp, za który dostawca nie wystawi faktury, ale firma i tak ujmuje go w kosztach jako programy i licencje

Co zmienia się w pracy księgowych?

Księgowa przestaje wykonywać pracę odtwórczą i staje się operatorem oraz weryfikatorem AI, a w efekcie partnerem przedsiębiorcy. Z jej codziennej pracy znikają trzy obszary:

1. Skanowanie dokumentów. Dzięki KSeF to zadanie odchodzi coraz bardziej. Jeszcze niedawno większość biur rachunkowych pracowała na papierze.
2. Wyłapywanie analogii w powtarzalnych transakcjach. System uczy się z miesiąca na miesiąc.
3. Ręczne rozrachunki. AI łączy wydatki z konta bankowego spółki z konkretnymi fakturami w tle.

Zostają zadania, których sztuczna inteligencja dziś na siebie nie weźmie: odebranie telefonu z urzędu skarbowego, przygotowanie wyjaśnień, wytłumaczenie czegoś klientowi, doradztwo i odpowiedzialność. Księgowa ma też czas, żeby zadzwonić do klienta i zinterpretować wyniki z rachunku zysków i strat w czasie rzeczywistym. To dla przedsiębiorcy dużo większa wartość niż sama informacja, ile podatku ma zapłacić. Więcej o obowiązkach księgowej przeczytasz w artykule Co robi księgowa.

Czy można ufać księgowaniu przez AI?

Zaufanie buduje się stopniowo, przez kontrolę. Księgowa na początku sprawdza wszystkie dokumenty. Jeśli w pierwszym, drugim, trzecim i czwartym miesiącu nie znajdzie błędów, zaczyna ufać systemowi. Dominik Laskowski podkreśla, że w flowMEE nie decyduje jedna sztuczna inteligencja: w tle działa 30 agentów audytowych, które sprawdzają się nawzajem.

Czy AI obniży ceny usług księgowych?

Część usług księgowych będzie tanieć, ale nie cała księgowość. Dzielimy ją na dwie połowy:

Część usługi	Co obejmuje	Prognoza ceny
Praca powtarzalna	Wprowadzanie i księgowanie dokumentów, rozrachunki	Co do zasady będzie tanieć, o ile koszty technologii nie wzrosną gwałtownie
Bezpieczeństwo i doradztwo	Doradca podatkowy w tle, sprawozdanie finansowe, kontakt z urzędem i klientem, usługi prawne, dyrektor finansowy na godziny	Nadal dobrze wyceniana

W rozmowie padła informacja o badaniu Moore Global, z którego wynika, że ceny usług księgowych mogą spaść o 25%. Dominik Laskowski uważa, że dotyczy to głównie segmentu prostych JDG, w których kontakt z klientem jest minimalny. W segmencie spółek, gdzie klient potrzebuje czegoś więcej niż informacji o przelewie do ZUS czy urzędu skarbowego, spadków się nie spodziewa.

Do tej drugiej, doradczej części należy m.in. dyrektor finansowy na godziny (piszemy o tym w artykule Outsourcing CFO). Biura rachunkowe, które nie skorzystają z narzędzi AI, będą mniej efektywne i co do zasady będzie im trudniej pozyskać klientów.

Ile kosztuje zaksięgowanie dokumentu przez AI, a ile przez człowieka?

Koszt technologii AI w flowMEE to 65 gr za zaksięgowanie jednego dokumentu. Kwota ta nie obejmuje odpowiedzialności za księgi, to wyłącznie koszt AI i technologii. Dla porównania Piotr z Moore wyliczył koszt pracy człowieka (koszt pracy podzielony przez liczbę dokumentów, które księgowa może zaksięgować w miesiącu):

Kto księguje	Koszt zaksięgowania 1 dokumentu
AI (flowMEE)	ok. 0,65 zł
Księgowa w biurze rachunkowym	ok. 8 zł
Księgowa w firmie	ok. 15 zł

Przykład (wyliczenie poglądowe): firma, która księguje 100 dokumentów miesięcznie, przy pracy człowieka w biurze rachunkowym ponosi koszt ok. 800 zł (100 × 8 zł), a przy księgowaniu przez AI ok. 65 zł (100 × 0,65 zł). Różnica to ok. 735 zł miesięcznie na samej czynności księgowania.

Dlatego rozliczanie biura rachunkowego za liczbę dokumentów czy zapisów księgowych traci sens. Większość biur nadal tak wycenia usługi. W Finerto stosujemy model dwuczęściowy:

• baza: polisa, bezpieczeństwo, weryfikacja i nadzór głównej księgowej,
• czas pracy faktycznie poświęcony na czynności wynikające z umowy.

Część powtarzalną, która tanieje, chcemy dawać klientom jak najtaniej, bo tak jest uczciwie. Płatność ma dotyczyć odpowiedzialności, doradztwa i technologii, na podstawie której podejmujesz decyzje biznesowe.

Dlaczego szybki wynik finansowy jest tak ważny dla firmy?

Im szybciej znasz wynik finansowy, tym szybciej i mądrzej możesz podjąć decyzję. Decyzje oparte na twardych, obiektywnych danych finansowych bardzo często przesądzają o tym, czy firma przetrwa trudny okres. Dlatego rachunek zysków i strat w czasie rzeczywistym traktujemy jako jedną z największych korzyści, jakie AI w księgowości daje przedsiębiorcy.

AI zwiększa też bezpieczeństwo. Częstym powodem zmiany biura rachunkowego są błędy albo wątpliwości przedsiębiorcy, czy wszystko zostało zrobione poprawnie. Wtedy klient prosi o audyt lub odtworzenie ksiąg (o tym, kto odpowiada za pomyłki, piszemy w artykule Błędy księgowe). Narzędzia AI pozwalają łatwiej sprawdzić, jak ktoś księgował, i wyłapać anomalie w sposób obiektywny. Kolejnym narzędziem kontroli będzie JPK CIT: z pliku XML będzie można wychwytywać różnego rodzaju nieprawidłowości.

Prostsza staje się też zmiana systemu. Migracja między programami księgowymi bywała drogą przez mękę, a przedsiębiorca musiał ufać, że wszystko przeniesiono poprawnie. Według Dominika Laskowskiego po wgraniu pliku JPK_KR do flowMEE dane zostaną sprawdzone i księgowanie uruchomi się automatycznie.

Czy koszty AI nie okażą się wyższe niż zatrudnienie człowieka?

Trend jest odwrotny: technologia jest coraz lepsza i coraz tańsza. Dominik Laskowski nie przesądza, co stanie się z największymi firmami AI, które zbierają kapitał na kolejne inwestycje. Dla przedsiębiorców ryzykowna była sytuacja, gdy na rynku był jeden dostawca modeli. Dziś w rankingu LLM Arena testowanych jest ponad 300 modeli językowych, a darmowe modele są już bardzo dobre.

Modele przekroczyły już poziom 140 IQ, a taki wynik ma ok. 1% ludzi. Do księgowości czy prawa nie potrzeba więc „mądrzejszej” AI. Dzięki modelom open source można trenować własne rozwiązania: autoMEE pracuje nad polskim modelem księgowym, który ma działać na serwerach w Polsce, przy minimalnym koszcie.

Co dalej z systemami księgowymi?

Główną barierą rozwoju AI w księgowości są dziś stare systemy finansowo-księgowe z ograniczonymi możliwościami integracji. Ich interfejsy od lat się nie zmieniają, a księgowi są do nich przyzwyczajeni. Takie programy nie zaspokajają jednak potrzeb wszystkich trzech interesariuszy.

Plany rozwoju flowMEE przedstawione w odcinku:

• dotąd platforma działała jako nakładka na systemy księgowe (obieg dokumentów i księgowanie), a system księgowy służył do administrowania danymi i wysyłki JPK,
• od listopada flowMEE ma samodzielnie wysyłać pliki JPK, a w przyszłym roku działać jako samodzielny system księgowy,
• do końca roku ma ruszyć repozytorium umów, a później moduły kadr i magazynu,
• planowany jest agent AI, z którym klienci biura porozmawiają językiem naturalnym (np. „na czym mam największe marże?”), a który wygeneruje też przelewy i wystawi faktury, czyli taki wirtualny dyrektor finansowy.

Jak mądrze wdrożyć AI w firmie lub biurze rachunkowym?

AI najczęściej zawodzi wtedy, gdy wdraża się ją za szybko i bez przemyślenia. Potem łatwo uznać, że sztuczna inteligencja „nic nie daje”, choć problemem był sposób wdrożenia. Wdrożenie warto traktować jak projekt:

1. wyznacz właściciela projektu,
2. ustal termin (deadline),
3. zaplanuj budżet,
4. wprowadzaj zmiany stopniowo, tak aby zespół, zwłaszcza księgowe, nie zniechęcił się na starcie.

Nie bój się tej technologii. To nie jest pociąg, który już odjechał: modele dopiero od niedawna potrafią robić to, czego przedsiębiorcy naprawdę potrzebują. Zachęcaj pracowników, żeby korzystali z AI na co dzień, bo wiele ręcznych zadań, np. sprawdzenie, jak ktoś księgował, staje się dziś dużo prostsze.

Jeśli chcesz prowadzić księgowość w oparciu o nowe technologie i AI, umów się na bezpłatną konsultację w Finerto. Sprawdzimy, jak taka księgowość mogłaby wyglądać w Twojej firmie. Więcej o tym, kiedy warto zmienić obsługę, przeczytasz w artykule Kiedy zmienić biuro rachunkowe: 9 sygnałów, a o samym procesie w poradniku Jak zmienić biuro rachunkowe.

FAQ: AI w księgowości

Podsumowanie

• AI w księgowości to szansa, a nie zagrożenie, pod warunkiem że daje wartość właścicielowi, pracownikom i klientom.
• KSeF i AI pozwalają przejść z księgowości pasywnej na aktywną i widzieć wynik finansowy w czasie rzeczywistym.
• Sztuczna inteligencja przejmuje skanowanie, powtarzalne księgowanie i rozrachunki. Księgowa staje się weryfikatorem i doradcą.
• Koszt technologii to ok. 65 gr za dokument wobec ok. 8 zł (biuro) i ok. 15 zł (firma) przy pracy człowieka.
• Tanieć będzie praca powtarzalna. Odpowiedzialność, bezpieczeństwo i doradztwo nadal mają swoją cenę.
• Wdrożenie AI wymaga planu: właściciela, terminu i budżetu.

Chcesz lepiej rozumieć podatki i prawo w biznesie? Subskrybuj nasz Kanał na YouTube. Regularnie omawiamy zmiany w przepisach i praktyczne rozwiązania dla przedsiębiorców.