Plan przekształcenia JDG w spółkę z o.o.: co zawiera i jak go przygotować

Plan przekształcenia JDG w spółkę z o.o. to akt notarialny, od którego zaczyna się formalna procedura zmiany jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Określa wartość bilansową majątku przedsiębiorcy, zawiera projekty dokumentów przyszłej spółki i podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd rejestrowy.

Na tym etapie zapadają decyzje, których później nie da się łatwo odwrócić: jaki majątek trafi do spółki, co zostanie prywatne, jak zostaną potraktowane zyski wypracowane w JDG i jaki model opodatkowania wybierze spółka. Dotyczy to przede wszystkim właścicieli mikro, małych i średnich firm, którzy rozważają przejście na spółkę z o.o. W tym artykule wyjaśniamy, co musi znaleźć się w planie przekształcenia, jak go przygotować, jakie załączniki są wymagane, na czym polega rola biegłego rewidenta oraz jakie są kolejne kroki całej procedury, wraz z najważniejszymi decyzjami biznesowymi i podatkowymi.

W skrócie: plan przekształcenia JDG w spółkę

• Plan przekształcenia sporządza się w formie aktu notarialnego.
• Musi określać wartość bilansową majątku przedsiębiorcy na określony dzień przypadający w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu.
• Do planu dołącza się m.in. projekt oświadczenia o przekształceniu, projekt aktu założycielskiego spółki, wycenę aktywów i pasywów oraz sprawozdanie finansowe sporządzone na potrzeby przekształcenia.
• Plan bada biegły rewident wyznaczony przez sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy. Opinia powstaje w terminie wyznaczonym przez sąd, nie dłuższym niż dwa miesiące.
• Dopiero po opinii biegłego można złożyć oświadczenie o przekształceniu, zawrzeć umowę spółki (akt założycielski) i złożyć wniosek do KRS.
• Dniem przekształcenia jest dzień wpisu spółki do KRS.

Czym jest plan przekształcenia JDG?

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej reguluje art. 551 § 5 i art. 584¹ i następne Kodeksu spółek handlowych. Przepisy Kodeksu spółek handlowych pozwalają osobie fizycznej wykonującej we własnym imieniu działalność gospodarczą przekształcić ją w jednoosobową spółkę kapitałową, czyli spółkę z o.o., prostą spółkę akcyjną albo spółkę akcyjną. W praktyce małych i średnich firm zdecydowanie częściej wybierana jest spółka z o.o.

Kodeksowe przekształcenie nie polega na zamknięciu działalności i założeniu nowej firmy. Spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji i ulg przyznanych przedsiębiorcy przed przekształceniem, chyba że ustawa albo decyzja o ich przyznaniu stanowi inaczej.

Plan przekształcenia jest dokumentem, który tę zmianę przygotowuje. Pokazuje, z jakim majątkiem przedsiębiorca wchodzi do spółki, i wyznacza ramy dokumentów, na podstawie których spółka zacznie działać. Dlatego nie warto traktować go jako formalności do „odhaczenia” u notariusza. To efekt wcześniejszych decyzji biznesowych i podatkowych. Sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy wymaga starannego przygotowania, bo na jego podstawie powstają kolejne dokumenty spółki.

Co musi zawierać plan przekształcenia JDG w spółkę z o.o.?

Zgodnie z przepisami KSH plan przekształcenia przedsiębiorcy powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu.

Przykład: jeżeli plan jest podpisywany u notariusza w październiku, wartość majątku ustala się na wybrany dzień września.

Załączniki do planu przekształcenia

Do planu przekształcenia dołącza się:

1. projekt oświadczenia o przekształceniu;
2. projekt aktu założycielskiego spółki przekształconej (w spółce jednoosobowej umowa spółki przyjmuje formę aktu założycielskiego);
3. wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy;
4. sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na dzień, na który ustalono wartość bilansową majątku.

Plan przekształcenia wraz z załącznikami trafia następnie do biegłego rewidenta. Każdy z tych dokumentów wymaga wcześniejszych ustaleń. Projekt aktu założycielskiego spółki musi określać m.in. wysokość kapitału zakładowego oraz liczbę i wartość nominalną udziałów, a wycena i sprawozdanie finansowe powinny odzwierciedlać majątek przedsiębiorcy objęty przekształceniem.

Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5 000 zł. Wartość bilansowa majątku przedsiębiorcy ujawniona w planie powinna co najmniej odpowiadać wysokości kapitału zakładowego spółki przekształconej. Nie ma jednak obowiązku przeznaczania całej wartości bilansowej majątku na kapitał zakładowy, a nadwyżka może zostać ujęta na kapitale zapasowym.

Sporządzenie sprawozdania finansowego na potrzeby przekształcenia

Sprawozdanie finansowe dołączane do planu nie jest zwykłym rocznym sprawozdaniem. Przygotowuje się je specjalnie na potrzeby procesu przekształcenia, na dzień wskazany w planie.

W praktyce jest to jeden z bardziej pracochłonnych etapów, szczególnie gdy JDG prowadziła podatkową księgę przychodów i rozchodów, a nie pełną księgowość. Jeżeli przedsiębiorca nie jest obowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, sprawozdanie finansowe na potrzeby przekształcenia sporządza się w oparciu o podsumowanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz innych ewidencji prowadzonych dla celów podatkowych, spis z natury, a także inne dokumenty pozwalające na sporządzenie tego sprawozdania.

Warto więc wcześniej ustalić z biurem rachunkowym, kto i w jakim terminie przygotuje sprawozdanie oraz wycenę aktywów i pasywów. Opóźnienie na tym etapie przesuwa cały harmonogram, bo dzień bilansowy musi przypadać w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu. Spółka z o.o. od początku działalności prowadzi pełne księgi rachunkowe, więc przygotowanie sprawozdania to dobry moment, by zaplanować przejście z KPiR na księgi rachunkowe i uwzględnić w budżecie wyższe koszty księgowości.

Forma aktu notarialnego

Plan przekształcenia przedsiębiorcy musi zostać sporządzony w formie aktu notarialnego. Przed wizytą u notariusza powinny być gotowe wszystkie załączniki: sprawozdanie finansowe, wycena majątku, projekt aktu założycielskiego spółki i projekt oświadczenia o przekształceniu. W praktyce to etap przygotowujący przekształcenie działalności w spółkę. Do przekształcenia dochodzi dopiero z dniem wpisu spółki przekształconej do KRS.

Wyznaczenie biegłego rewidenta i badanie planu przekształcenia

Po sporządzeniu plan podlega badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności.

Jak to wygląda w praktyce:

1. Przedsiębiorca składa wniosek o wyznaczenie biegłego do sądu rejestrowego właściwego według siedziby przedsiębiorcy przekształcanego.
2. Sąd wyznacza biegłego i określa termin na sporządzenie opinii.
3. Termin ten nie może być dłuższy niż dwa miesiące od dnia wyznaczenia biegłego.
4. Biegły sporządza opinię i przedkłada ją sądowi oraz przedsiębiorcy. Opinia jest potrzebna do dalszych etapów przekształcenia.

To jeden z powodów, dla których kodeksowego przekształcenia JDG nie da się przeprowadzić z dnia na dzień. Planując zmianę formy prawnej, np. od początku nowego roku, warto rozpocząć przygotowania z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Cały proces wymaga starannego zaplanowania, a sam dzień zawarcia umowy spółki nie jest jeszcze dniem przekształcenia.

Co ustalić przed sporządzeniem szczegółowego planu przekształcenia?

Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu przekształcenia wyłącznie jako czynności prawnej. Tymczasem większość problemów nie pojawia się przy rejestracji spółki, lecz wynika z decyzji, których nie podjęto przed sporządzeniem szczegółowego planu przekształcenia. W praktyce przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. wymaga wcześniejszego uporządkowania kwestii podatkowych, organizacyjnych i odpowiedzialności wspólnika.

1. Docelowa struktura spółki

Przed przygotowaniem planu trzeba najpierw ocenić potrzeby ochrony majątku i plany rozwojowe firmy, a następnie określić:

• kto będzie wspólnikiem;
• kto będzie członkiem zarządu;
• w jaki sposób właściciel będzie wypłacał pieniądze ze spółki;
• czy spółka będzie opodatkowana klasycznym CIT czy estońskim CIT;
• jaki majątek powinien znaleźć się w spółce;
• jaki majątek powinien pozostać własnością prywatną przedsiębiorcy.

2. Majątek, który ma pozostać prywatny

Plan przekształcenia i dołączona do niego wycena obejmują majątek przedsiębiorcy związany z działalnością. Jeżeli w JDG wykorzystywana jest np. nieruchomość, lokal, samochód lub wartościowy sprzęt, którego przedsiębiorca nie chce wnosić do spółki, trzeba to przeanalizować odpowiednio wcześnie.

Pozostawienie składnika w majątku prywatnym może mieć sens np. wtedy, gdy po przekształceniu przedsiębiorca chce wynajmować nieruchomość swojej spółce. Wycofanie majątku nie powinno jednak następować bez analizy skutków w PIT i VAT oraz wpływu na dokumentację przekształcenia, w tym na sprawozdanie finansowe i wycenę dołączane do planu.

3. Zyski wypracowane jeszcze w JDG

Przedsiębiorca mógł przez lata wypracować zyski, zapłacić od nich PIT i pozostawić środki w firmie. Najprostszym rozwiązaniem jest zaplanowanie wypłaty tych środków przed przekształceniem.

Jeżeli pieniądze mają zostać wypłacone później przez spółkę, trzeba dokładnie wyodrębnić i udokumentować, jaka część kapitału pochodzi z dochodów osiągniętych i opodatkowanych jeszcze w JDG. Kwestia ta była przedmiotem sporów. Aktualne orzecznictwo i część interpretacji potwierdzają możliwość neutralnej podatkowo wypłaty prawidłowo wyodrębnionych zysków, ale zdarzały się też stanowiska niekorzystne. Tego elementu nie należy zostawiać przypadkowi.

4. Klasyczny CIT czy estoński CIT

W klasycznym CIT podstawowa stawka wynosi 19%. Spółka powstała z przekształcenia JDG nie może stosować stawki 9% w roku podatkowym, w którym rozpoczęła działalność po przekształceniu, oraz w roku bezpośrednio po nim następującym. Po tym okresie może przejść na 9% CIT, jeśli spełnia pozostałe warunki.

Kodeksowe przekształcenie nie wyklucza estońskiego CIT. Jeżeli spółka spełnia ustawowe warunki, może wybrać ryczałt od dochodów spółek od początku działalności po przekształceniu. Zawiadomienie ZAW-RD składa się do końca pierwszego miesiąca pierwszego roku podatkowego, w którym spółka ma korzystać z estońskiego CIT. Trzeba jednak pamiętać, że natychmiastowe wejście w estoński CIT po przekształceniu w niektórych przypadkach powoduje powstanie tzw. dochodu z przekształcenia. Z kolei przejście na estoński CIT dopiero po okresie na klasycznym CIT wymaga m.in. zamknięcia roku podatkowego, korekty wstępnej i wyodrębnienia wcześniejszych zysków.

Przed wyborem estońskiego CIT warto sprawdzić strukturę wspólników, poziom zatrudnienia, źródła przychodów, transakcje z podmiotami powiązanymi oraz sposób korzystania z samochodów i innego majątku spółki.

5. ZUS i drugi wspólnik

W wyniku przekształcenia dotychczasowy przedsiębiorca obejmuje 100% udziałów i staje się jedynym wspólnikiem spółki. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest traktowany na potrzeby ubezpieczeń społecznych jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność i opłaca z tego tytułu składki.

Jeżeli spółka docelowo ma być wieloosobowa, drugi wspólnik może do niej przystąpić po przekształceniu, np. przez sprzedaż lub darowiznę części udziałów (np. na rzecz członka rodziny). Sam udział w wieloosobowej spółce z o.o. nie stanowi tytułu do ubezpieczeń w taki sam sposób jak udział w spółce jednoosobowej.

Co dzieje się po sporządzeniu planu przekształcenia?

Plan przekształcenia to początek procedury. Po uzyskaniu opinii biegłego rewidenta kolejne etapy przy przekształceniu przedsiębiorcy wyglądają następująco:

1. Oświadczenie o przekształceniu: złożenie oświadczenia przez przedsiębiorcę w formie aktu notarialnego. Oświadczenie określa m.in. formę prawną spółki przekształconej, wysokość kapitału zakładowego oraz nazwiska członków zarządu.
2. Zawarcie umowy spółki, czyli podpisanie aktu założycielskiego spółki, w tym określenie kapitału zakładowego oraz liczby i wartości udziałów.
3. Powołanie organów spółki, w tym członków zarządu spółki.
4. Wniosek o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców KRS. Dzień wpisu spółki przekształconej w rejestrze jest dniem przekształcenia. Do tego momentu, także po dniu zawarcia umowy spółki, działalność nadal prowadzi przedsiębiorca. Od dnia wpisu przekształcenia działalność prowadzi spółka, a dotychczasowy przedsiębiorca staje się jej wspólnikiem.
5. Formalności po przekształceniu. Należy złożyć wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG w terminie 7 dni od dnia trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej, czyli w przypadku kodeksowego przekształcenia od dnia przekształcenia. Trzeba też zweryfikować rejestrację VAT spółki, rachunki bankowe, dane na fakturach, umowy z kontrahentami, pełnomocnictwa, zgłoszenia pracowników i dokumentację księgową, a także poinformować banki, leasingodawców i inne instytucje finansowe o zmianie formy prawnej.

Szczególnej uwagi wymaga VAT. Jeżeli po przekształceniu osoba fizyczna nadal będzie wykonywała czynności opodatkowane VAT, np. wynajmowała spółce nieruchomość, nadal pozostaje podatnikiem VAT w zakresie tych czynności. W takiej sytuacji należy zweryfikować obowiązki aktualizacyjne oraz zadbać o prawidłowy status VAT zarówno spółki, jak i osoby fizycznej.

Odpowiedzialność za długi JDG po przekształceniu

Spółka z o.o. ogranicza odpowiedzialność wspólnika za nowe zobowiązania spółki. Przekształcenie nie usuwa jednak od razu odpowiedzialności za zobowiązania powstałe wcześniej. Osoba fizyczna, która przekształciła JDG w spółkę kapitałową, odpowiada solidarnie ze spółką za zobowiązania związane z działalnością powstałe przed dniem przekształcenia przez trzy lata od dnia przekształcenia.

Najczęstsze błędy przy planie przekształcenia JDG

• Rozpoczęcie procedury bez docelowej struktury. Plan powstaje, zanim ustalono, jaki majątek ma przejść do spółki i jak właściciel będzie z niej wypłacał pieniądze.
• Wycofywanie majątku w ostatniej chwili. Zmiany w majątku po przygotowaniu wyceny i sprawozdania mogą wymagać poprawiania dokumentacji, a do tego rodzą skutki w PIT i VAT.
• Brak decyzji co do zysków z JDG. Niewypłacone i nieudokumentowane zyski mogą później budzić wątpliwości podatkowe.
• Pominięcie skutków w CIT. Brak świadomości wyłączenia stawki 9% albo ryzyka dochodu z przekształcenia przy estońskim CIT.
• Niedoszacowanie czasu. Samo badanie planu przez biegłego może trwać do dwóch miesięcy, a do tego dochodzą przygotowanie sprawozdania i postępowanie rejestrowe.

FAQ: plan przekształcenia JDG w spółkę

Czy plan przekształcenia JDG musi mieć formę aktu notarialnego?

Tak. Plan przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z o.o. sporządza się w formie aktu notarialnego.

Na jaki dzień ustala się wartość majątku w planie przekształcenia?

Na określony dzień przypadający w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia. Na ten sam dzień sporządza się sprawozdanie finansowe dołączane do planu.

Jakie dokumenty dołącza się do planu przekształcenia?

Projekt oświadczenia o przekształceniu, projekt aktu założycielskiego spółki, wycenę aktywów i pasywów przedsiębiorcy oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.

Czy badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta jest obowiązkowe?

Tak. Plan bada biegły rewident wyznaczony przez sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy. Opinia powstaje w terminie określonym przez sąd, nie dłuższym niż dwa miesiące od wyznaczenia biegłego.

Który sąd wyznacza biegłego rewidenta?

Sąd rejestrowy właściwy według siedziby przedsiębiorcy przekształcanego. Wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta składa przedsiębiorca po sporządzeniu planu przekształcenia.

Czy JDG można przekształcić w spółkę akcyjną?

Tak. Przepisy KSH pozwalają przekształcić jednoosobową działalność w jednoosobową spółkę kapitałową, czyli spółkę z o.o., prostą spółkę akcyjną albo spółkę akcyjną. W przypadku spółki akcyjnej trzeba liczyć się m.in. z wyższym minimalnym kapitałem zakładowym (100 000 zł) i bardziej rozbudowaną strukturą organów, dlatego większość przedsiębiorców wybiera spółkę z o.o.

Ile trwa przekształcenie JDG w spółkę z o.o.?

Nie da się tego zrobić z dnia na dzień. Na czas procedury składa się przygotowanie sprawozdania i wyceny, sporządzenie planu, badanie przez biegłego (do dwóch miesięcy), czynności notarialne i wpis do KRS. Warto zakładać kilkumiesięczny harmonogram.

Kiedy JDG staje się spółką z o.o.?

W dniu wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. To jest dzień przekształcenia.

Podsumowanie

Plan przekształcenia JDG w spółkę z o.o. jest dokumentem, od którego zależy przebieg całej procedury. Musi zostać sporządzony w formie aktu notarialnego, zawierać wartość bilansową majątku przedsiębiorcy i komplet załączników, a następnie przejść badanie przez biegłego rewidenta.

Najważniejsza praca wykonywana jest jednak przed wizytą u notariusza. Decyzje dotyczące majątku, zysków z JDG, formy opodatkowania, ZUS i struktury wspólników warto podjąć przed sporządzeniem planu, a nie dopiero wtedy, gdy dokumenty trafiły już do sądu. Dzięki temu przejście na spółkę z o.o. będzie rozwiązaniem, które rzeczywiście się opłaca.

Chcesz lepiej zrozumieć podatki i prawo w biznesie? Subskrybuj nasz kanał Finerto na YouTube. Regularnie omawiamy zmiany w przepisach i praktyczne rozwiązania dla przedsiębiorców.