Nieraz okazuje się, że zmiana formy prawnej pozwoli wygenerować spore oszczędności podatkowe. Na przykład przejście z działalności gospodarczej na spółkę. Natomiast wiąże się to ze zmianą księgowości uproszczonej na pełną księgowość. Koszt tej drugiej to bardzo często blokada przy podjęciu decyzji.
Sytuacja na rynku usług księgowych
Bardzo często w toku naszych czy konsultacji, czy doradztwa okazuje się, że przejście z działalności na spółkę będzie bardzo dobrym rozwiązaniem.
Przedsiębiorca bardzo często ma obiekcje do tego, jak w ogóle prowadzenie pełnej księgowości funkcjonuje, ale przede wszystkim ma obiekcje do jej ceny. Ile więcej będzie musiał płacić i z czego tak naprawdę te koszty księgowości wynikają. Rozłóżmy to na czynniki pierwsze.
Problem 1. Deregulacja zawodu księgowego
Z cennikiem usług księgowych, czy z wynagrodzeniem dla księgowej, wiąże się kilka podstawowych problemów.
W sierpniu 2014 roku nastąpiła deregulacja zawodu księgowego. Oznacza to, że do 2014 roku, żeby prowadzić księgi handlowe, trzeba było mieć certyfikat ministra finansów. Natomiast od 2014 roku ten obowiązek został zniesiony.
Więc jeżeli pomyślisz sobie teraz, że biuro rachunkowe jest to świetny pomysł na biznes, to de facto taki biznes możesz założyć. Jeżeli chcesz zostać radcą prawnym tak jak ja, to w tym wypadku jest inaczej. Nie dość, że musiałem skończyć studia, aplikację, egzamin wstępny na aplikację, potem egzamin zawodowy, to potem musiałem jeszcze uzyskać wpis na listę radców prawnych. Co miesiąc muszę płacić składki członkowskie, żeby mnie z tej listy nie wykreślili. Mam swój numer wpisu i wszyscy wiedzą, że to jest na pewno człowiek, do którego można iść, to nie jest ktoś, kto tylko za prawnika się podaje.
Tak samo jest z doradcami podatkowymi, adwokatami, czy biegłymi rewidentami. Tu trzeba konkretne etapy ścieżki zawodowej przejść, żeby faktycznie mieć wpis na listę, żeby można było dany zawód uprawiać. Natomiast jeżeli chodzi o księgowego, to takich wymogów już nie ma.
Każdy może założyć biuro rachunkowe
Wystarczy, że mamy pomysł na biuro rachunkowe, to możemy założyć sobie albo spółkę, albo jednoosobową działalność gospodarczą. Wybierzemy odpowiednie PKD, zakupimy PolisaoC i możemy świadczyć usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ta zmiana w 2014 r. spowodowała całą masę problemów. Ja oczywiście widzę plusy i minusy tej deregulacji.
Główną zaletą jest zwiększony dostęp do tych usług na rynku. Deregulacja zawodu księgowego pozwoliła, że więcej podmiotów może te usługi księgowe prowadzić. Czyli na przykład kancelarie, tak jak nasza, która przede wszystkim zajmuje się doradztwem podatkowym, obsługą prawną, do oferty mogła sobie dołożyć usługi księgowe.
Mamy więc prawo, podatki, finanse w jednym miejscu, czyli można u nas i się skonsultować, i załatwić temat prawnie, czyli na przykład założyć spółkę, czy fundację rodzinną, ale dodatkowo możemy takiemu podmiotowi świadczyć obsługę kadrowo-płacową i księgowość. To jest oczywiście plus. Plusem dla przedsiębiorców jest to, że mamy też oczywiście większą konkurencję. Są w stanie sobie wybierać z tych biur rachunkowych, których jest po prostu na rynku dużo, odpowiedni podmiot, z którym będzie im się dobrze współpracowało.
Zmiana powoduje też niższe bariery wejścia. Jeżeli ktoś skończył finanse i rachunkowość i marzy mu się własne biuro, no to tak naprawdę tego certyfikatu nie musi mieć, ani żadnego wpisu na listę. Może sobie taki biznes na początku jako przedsiębiorca założyć, a następnie rozwijać.
Natomiast te deregulacje mają również minusy. To jest również potencjalny spadek jakości tych usług. Jeżeli mamy przedsiębiorcę, który szuka biura rachunkowego i ma całą listę i całą masę różnego rodzaju podmiotów, no to on nie wie, czy to biuro merytorycznie będzie faktycznie spełniać swoje obietnice. Czy na przykład właściciel lub pracownicy, którzy będą te księgi handlowe prowadzić, czy oni faktycznie będą je prowadzić zgodnie z ustawą o rachunkowości, i w taki sposób, że nie będzie żadnych negatywnych konsekwencji z tym związanych?
My też zauważyliśmy wielokrotnie takie sytuacje, gdzie po poprzednim biurze niestety trzeba było poprawiać. Bardzo często przedsiębiorcy sami zauważają, że może coś być nie tak, jeżeli chodzi o obsługę księgową i zlecają różnego rodzaju audyty księgowe. Jest niski próg wejścia i to, że nie ma potrzeby posiadania żadnego certyfikatu czy wpisu na jakąkolwiek listę, powoduje to, że istnieje ryzyko, że faktycznie te usługi mogą być wykonywane nierzetelnie.
Problem 2. Koszty usług księgowych — sytuacja na rynku
Problem numer dwa jest też taki, że biura rachunkowe niestety nie potrafią wyceniać swoich usług i bardzo często no idzie za tym jakaś strata. Jeżeli biuro rachunkowe bierze za mało pieniędzy w stosunku do tego, co faktycznie dla klienta robi, no to albo będzie taki właściciel musiał pracować po 16 godzin na dobę, a pracownicy nadgodziny, często niepłatne, to się to nie zepnie w rachunku zysków i strat.
Albo coś będzie po prostu zrobione na szybko, źle, niedokładnie albo w ogóle nie będzie zrobione. Klient, wybierając tańszą ofertę, pozornie będzie korzystał, ale finalnie niestety będzie trzeba później zapłacić za te usługi raz jeszcze, żeby te księgi handlowe wyprostować.
Usługi księgowe — koszt 10 lat temu i dziś
Przytoczę teraz ciekawy przykład, jeżeli chodzi właśnie o rynek usług księgowych w Polsce, z własnego doświadczenia.
Jeszcze na studiach pracowałem w biurze rachunkowym, którego już obecnie nie ma, ale jeszcze kiedyś funkcjonowało. Byłem na trzecim lub czwartym roku studiów. Nie miałem umowy o pracę, tylko musiałem założyć działalność gospodarczą, czyli to było tak zwane samozatrudnienie.
Pracodawca również oczywiście księgował moją firmę, która wystawiała faktury na jego rzecz. Znalazłem ostatnio taką fakturę za usługi księgowe dla mojej skromnej jednoosobowej działalności gospodarczej. W działalności miałem jedną fakturę przychodową wystawianą na pracodawcę, plus jakieś faktury za paliwo czy internet. Wszystkich faktur było z 5 dokumentów miesięcznie.
Usługi księgowe za listopad 2015 kosztowały 149 złotych netto, czyli 183,27 złotych brutto. To było 10 lat temu i dzisiaj.
Łatwo się zorientować dzisiaj w cenach, wpisując 'cennik książka przychodów i rozchodów’ w wyszukiwarkę, żeby sprawdzić, jak ten cennik usług księgowych wygląda po 10 latach dla takiego przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą.
- Księga przychodów i rozchodów od 150 zł.
- Kolejny cennik. Księgowość dla JDG 129 zł, 159 zł, 189 zł w zależności od wariantu.
- Inne biuro – 189 zł dla księgi przychodów i rozchodów.
- Kolejny. Książka przychodów i rozchodów od 150 zł netto.
- Następny przykład. Książka przychodów i rozchodów, ilość dokumentów w ramach abonamentu – 5, 160 złotych.
Czyli 10 lat temu za taką jednoosobową działalność gospodarczą biuro rachunkowe pobierało opłatę 150 złotych. Po 10 latach, gdzie te 150 złotych ma zupełnie inną wartość, to dalej jest 150 złotych. Jeżeli my sobie to tak sensownie policzymy i sprawdzimy, jakie są obecnie koszty życia, koszty prowadzenia biura, koszty najmu, lokalu, koszty związane z wynagrodzeniami, to jakim cudem biuro rachunkowe, które bierze w dalszym ciągu 150 złotych, jak 10 lat temu, jest w stanie faktycznie te usługi wykonywać na najwyższym poziomie? Tylko i wyłącznie w momencie, w którym ten właściciel faktycznie pewnie pracuje po te 16-18 godzin na dobę, bo inaczej się to po prostu nie może spiąć.
Co ma wpływ na cenę usług księgowych?
Żeby biuro rachunkowe mogło faktycznie księgować klientów, potrzebuje podstawowego zasobu, czyli pracowników. No i jeżeli my chcemy mieć biuro, które będzie obsługiwać właśnie klientów na pełnej księgowości, bo dzisiaj mówimy o tym, ile jaki jest tej pełnej księgowości koszt, no to musimy mieć szereg różnego rodzaju pracowników.
Specjaliści potrzebni do rozliczania pełnej księgowości
Biuro rachunkowe do obsługi klientów powinno mieć przede wszystkim głównego księgowego, który będzie czuwał nad wszystkimi tymi rozliczeniami. Starszych księgowych, którzy będą samodzielnie w stanie tak naprawdę i sporządzić sprawozdanie finansowe, i sprawdzić obrotówkę, i przygotować wszystkie niezbędne deklaracje. Powinniśmy mieć też młodszych księgowych, czy księgowych, którzy będą w stanie wziąć na siebie sprawozdania finansowe i kontakt z klientem.
Kontakt z klientami powinien być faktycznie codzienny, żeby można było odebrać telefon, odpisać na maila, zaksięgować na przykład jednoosobową działalność gospodarczą. Potrzebni są więc też asystenci, którzy będą w stanie różnego rodzaju takie podstawowe rzeczy również zrobić. Więc mamy szereg różnego rodzaju stanowisk, które będziemy potrzebować obsadzić, żeby to biuro rachunkowe w ogóle mogło funkcjonować.
Przykładowo: mała spółka, która będzie miała zapotrzebowanie, na 5 godzin w miesiącu pełnej księgowości. Zobaczmy czynności, jakie będą dla niej wykonywane:
Bardzo często księgowi oczywiście muszą odpowiadać na różnego rodzaju pytania, maile, wiadomości, telefony. Księgowy ma już trochę wyższą stawkę, no bo oczywiście jego wynagrodzenie jest też wyższe. Sporządzanie dowodów wewnętrznych, analiza wyciągów bankowych, prowadzenie ewidencji pomocniczych, korespondencja urzędowa, na przykład ze skarbówką, rozliczenie składki ZUS, rozmowy telefoniczne, księgowanie, sporządzanie deklaracji, CiT, VAT, sporządzanie korekt deklaracji, jeżeli takowe się pojawią. Mamy tu wszystko rozpisane po stanowisku widzimy podstawę, na której dany pracownik pracuje. Jeżeli sobie to wszystko podsumujemy, to wychodzi, że na taką zwykłą spółkę z o.o., w której nie dzieje się zbyt dużo i mamy do 5 – 8 dokumentów miesięcznie, trzeba poświęcić 5 godzin miesięcznie, które są rozbite na różnego rodzaju stanowiska. Jak to sobie zsumujemy, to wychodzi nam, że taka pełna księgowość kosztuje 750 zł za małą spółkę z o.o., i to za same wynagrodzenia, nie uwzględniając żadnego zysku dla biura rachunkowego.
Więc jeżeli trafimy na cennik, w którym figuruje księgowość spółek od 449 zł, to należy się zastanowić, jak to się może opłacać, biorąc pod uwagę, że taka mała spółka, to jest koszt 750 zł, jeżeli chodzi o tylko i wyłącznie same wynagrodzenia.
Biorąc pod uwagę, co biuro rachunkowe robi dla klienta, jesteśmy w stanie koszt godziny tej pełnej księgowości wyliczyć. Spójrzmy na małego klienta, do 10 zapisów księgowych:
To jest to 154 zł, jeżeli chodzi o same wynagrodzenia. Czyli biuro rachunkowe, żeby wyjść na zero na same wynagrodzenia, przy kliencie, gdzie nie ma potrzeby doradcy podatkowego, gdzie nie ma potrzeby angażowania głównego księgowego, musi zarobić 154 zł, taka uśredniona cena na rynku. Czyli jeżeli mamy startową cenę 400 zł za pełną księgowość, to pozostała kwota 250 złotych. To jest kwota na kwestie związane z biurem, czy kwestie związane z kosztami stałymi takiego biura rachunkowego.
Te z kolei są stosunkowo wysokie, ponieważ my powinniśmy mieć od samego początku tę strukturę zbudowaną. Powinniśmy zatrudniać i głównego księgowego, i księgowego, starszego księgowego i młodszego asystenta. Jeżeli tych osób w tym naszym biurze rachunkowym nie mamy, to się okaże, że ten właściciel, który na przykład ma kompetencje głównego księgowego, musi robić to, co asystent. Wtedy ta obsługa powinna być jeszcze droższa. Stawka godzinowa za te podstawowe czynności, gdyby robił je ktoś, kto faktycznie zarabia mniej, byłaby niższa. A w tym wypadku robi to główny księgowy, którego stawka jest wyższa.
Podsumowując, wychodzi, że taka godzina pełnej księgowości powinna kosztować w okolicach 200-250 złotych za godzinę, biorąc pod uwagę też jakąś marżę, i ujęcie tego w kosztach stałych biura rachunkowego.
Ilość dokumentów miesięcznie
Jak my do tego podchodzimy, jeżeli chodzi o pełną księgowość? W naszym biurze rachunkowym godzina pełnej księgowości kosztuje 200 złotych netto. Co więcej, żeby oszacować pełną cenę, zbieramy informację, ile będzie faktur sprzedażowych, kosztowych, żeby ocenić, ile nam zajmie czasu obsługa tego podmiotu.
Sprawdzamy również specyfikę danej firmy, czy jest to e-commerce, czy jest to produkcja, czy będą jakieś stany magazynowe, ile mamy środków trwałych i wyliczamy przede wszystkim to, ile czasu każdy z pracowników będzie musiał poświęcić na obsługę twojego podmiotu.
Czyli asystent księgowy to będzie godzina, starszy księgowy godzina, główny księgowy to będzie godzina, kiedy to wszystko zsumujemy, to wtedy wychodzi liczba godzin pełnej księgowości, którą trzeba będzie poświęcić na zaksięgowanie Twojego podmiotu. U nas taka startowa cena za pełną księgowość to jest 700 złotych netto, gdzie mamy już właśnie godzinę tej naszej obsługi księgowej wartej 200 złotych, a pozostałe 500 złotych to jest już nadzór głównej księgowej nad tym podmiotem.
Koszty stałe biura
Lokal, media, sprzęt, ubezpieczenie. Gotowość do świadczenia usług, szkolenia pracowników, bo przecież w tym kraju tak naprawdę co roku się coś zmienia.
Te 700 złotych to jest takie absolutne minimum w mojej ocenie, za które tak naprawdę powinno biuro rachunkowe fakturować spółkę właśnie na pełnej księgowości. U nas to polega na tym, że każda kolejna godzina to jest po prostu 200 złotych, czyli jeżeli na obsługę twojego podmiotu poświęcimy nie godzinę, a dwie, to będzie po prostu ekstra 200 złotych, nie 700. Mówimy o cenach na listopad 2024, bo te ceny oczywiście mogą się zmieniać w czasie.
Trzeba brać pod uwagę też koszty związane z prowadzeniem takiego biura rachunkowego. Cały czas wynagrodzenia idą do góry, koszty stałe też idą do góry, inflacja i tak dalej. To niestety też ma przełożenie.
Oczywiście nie wszędzie, bo jak widzieliśmy wcześniej, obsługa jednoosobowej działalności gospodarczej dalej może kosztować dokładnie tak samo, jak 10 lat temu. Jednak w biurze rachunkowym, które faktycznie weźmie odpowiedzialność za to, co robi i chce dawać merytoryczną obsługę, to musi to kosztować tak, jak omówiliśmy.
Usługi dodatkowe
Podobnie w kwestii związanej z doradztwem podatkowym.
Jeżeli chcemy mieć faktycznie dostęp do doradcy podatkowego co miesiąc, no to my tę godzinę jego pracy musimy doliczyć. U nas ta obsługa wygląda w taki sposób, że my trochę nie dajemy wyboru, jeżeli chodzi o obsługę księgową i podatkową. Nasze założenie jest takie, że faktycznie dajemy wszystkie usługi w jednym miejscu.
Podpisując z nami umowę, to dodatkowo poza księgowością masz właśnie dostęp i do doradztwa prawnego i doradztwa podatkowego w ramach jednej obsługi. Klient tylko i wyłącznie wybiera formę, w jaki sposób chce z nami współpracować.
Może to być współpraca jednorazowa. Czyli w momencie, w którym będzie takie zapotrzebowanie, to wtedy dopiero doliczymy taką usługę do faktury. Możemy to też zawrzeć w ramach abonamentu, czyli na przykład mamy godzinę, dwie, dziesięć do wykorzystania w miesiącu i w ramach tego realizujemy te usługi. Oczywiście te godziny przechodzą z miesiąca na miesiąc, jeżeli nie są wykorzystywane.
Pełna księgowość — koszt usług Finerto
Mam nadzieję, że wytłumaczyłem, ile tak naprawdę taka pełna księgowość powinna kosztować i jak ona jest liczona u nas, i od czego tak naprawdę jest uzależniona. Przede wszystkim powinniśmy sprawdzać właśnie czas potrzebny na obsługę, bo firma firmie nierówna.
Możemy mieć taką firmę, która ma do dziesięciu zapisów księgowych i drugą firmę dokładnie taką samą, ale dodatkowo ze sprzedażą za granicę. No i tam, gdzie będziemy mieli jakieś różnice kursowe do rozliczenia, faktury w euro i tak dalej, poświęcimy na przykład o godzinę czy dwie więcej, niż na ten podmiot działający tylko w Polsce.
Więc dlaczego one mają płacić dokładnie tyle samo? Bo obie mają dziesięć zapisów księgowych? My przede wszystkim opieramy się na tym, ile faktycznie poświęcamy czasu na zaksięgowanie danego podmiotu i kto to robi. To będzie zupełnie inna stawka u asystenta księgowego i inne będą jego czynności, a zupełnie inna stawka u głównego księgowego.
Główną bolączką rynku usług księgowych w Polsce jest właśnie gra ceną. Powoduje to, że biura rachunkowe albo nie są rentowne, albo muszą pracować ponad miarę. Albo niestety, co najgorsze dla klienta, nie świadczą merytorycznych i jakościowych usług. A to jest wtedy tragedia dla obu stron.
Darmowa konsultacja
Więc jeżeli myślisz o przeniesieniu księgowości albo w ogóle chcesz założyć działalność i szukasz dobrego biura rachunkowego, to zapraszamy na bezpłatną konsultację. Sprawdzimy, jaka forma współpracy będzie najkorzystniejsza dla Twojej firmy i zrobimy dokładną wycenę. Oszacujemy, ile czasu będziemy musieli poświęcić na zaksięgowanie twojego podmiotu, tak żeby faktycznie ta wycena odzwierciedlała rzeczywistość.
UMÓW SIĘ NA KONSULTACJĘ
