Umowa wspólników – dokument, który chroni firmę przed rozpadem (a którego prawie nikt nie ma)

Największym zabójcą obiecujących firm nie jest konkurencja ani brak kapitału, lecz konflikt między wspólnikami. Badania nad tysiącami startupów pokazują, że nawet dwie trzecie biznesów z realnym potencjałem rozpada się nie przez rynek, ale przez ludzi, którzy je założyli. Istnieje jednak jeden dokument, który zabezpiecza dokładnie przed tym scenariuszem. To umowa wspólników. W tym artykule wyjaśniam, czym jest, czym różni się od umowy spółki i dlaczego posiada ją wyłącznie wąska grupa najbardziej dojrzałych przedsiębiorców w Polsce.

Czym jest umowa wspólników (shareholder agreement)?

Umowa wspólników (po angielsku shareholder agreement, a w świecie startupów founders agreement) to dokument regulujący wzajemne relacje, prawa i obowiązki wspólników oraz zasady reagowania na sytuacje, które mogą pojawić się w trakcie prowadzenia biznesu. Co kluczowe, jest to dokument niejawny: funkcjonuje poza rejestrem, poza sądem i poza KRS, wyłącznie pomiędzy samymi wspólnikami.

To właśnie w umowie wspólników ustala się z góry scenariusze, których standardowa umowa spółki nie obejmuje: co się stanie w razie konfliktu, patu decyzyjnego, choroby, śmierci wspólnika, chęci wyjścia jednego ze wspólników z biznesu czy sprzedaży firmy. Innymi słowy, to „gwiazda polarna” i konstytucja relacji między wspólnikami, ustalana najlepiej wtedy, gdy jeszcze dobrze się dogadują.

Umowa wspólników a umowa spółki – kluczowe różnice

Umowa spółki i umowa wspólników bywają mylone, bo obie zawierane są między wspólnikami. To jednak dwa zupełnie różne dokumenty o innej funkcji i innej mocy prawnej.

Umowa spółki to konstytucja spółki, czyli dokument, który powołuje ją do życia. Po jej podpisaniu i wysłaniu wniosku do KRS spółka zaczyna funkcjonować jako byt prawny. Jej ramy narzuca Kodeks spółek handlowych (KSH): nie można wpisać do niej postanowień sprzecznych z ustawą, a to, czego w niej nie zawarto, i tak obowiązuje wprost z KSH. Umowa spółki jest skuteczna wobec wszystkich, nie tylko wspólników, ale każdego, kto ma interes wokół spółki. Złamanie jej postanowień może skutkować nawet nieważnością czynności prawnej.

Umowa wspólników to dokument niejawny, funkcjonujący poza rejestrem. Obowiązuje wyłącznie strony, które ją podpisały, i pozwala uregulować relacje znacznie szerzej, niż pozwala na to sztywny gorset KSH. Naruszenie jej zapisów zwykle nie powoduje nieważności czynności prawnej, ale rodzi konsekwencje umówione wcześniej pomiędzy wspólnikami.

Kryterium	Umowa spółki	Umowa wspólników
Charakter	Oficjalny, obowiązkowy	Nieoficjalny, dobrowolny
Widoczność	Jawna – w KRS	Niejawna – tylko między wspólnikami
Podstawa prawna	Kodeks spółek handlowych (sztywne ramy)	Swoboda umów (szeroka elastyczność)
Kogo wiąże	Wszystkich zainteresowanych spółką	Tylko wspólników, którzy ją podpisali
Skutek naruszenia	Możliwa nieważność czynności prawnej	Konsekwencje umówione między wspólnikami
Rola	Powołuje spółkę do życia	Reguluje scenariusze i relacje wspólników

Dlaczego prawie nikt nie ma umowy wspólników? 5 powodów

Skoro to tak istotny dokument, dlaczego w polskim biznesie występuje tak rzadko? Z praktyki wynika pięć głównych przyczyn:

Wkład, udział, głos – trzy pojęcia, których nie wolno mylić

Przedsiębiorcy nagminnie stosują te trzy pojęcia zamiennie, a to poważny błąd. Wkłady, udziały i głosy nie muszą być rozłożone tak samo, a właśnie w tym rozróżnieniu kryje się sedno dobrze poukładanej spółki.

Wkład to wszystko, co wnosisz do spółki. Nie musi być pieniężny. Jeden wspólnik może wnieść kapitał, drugi sprzęt, a trzeci pracę, know-how i doświadczenie. Warto zadać pytanie, czy realny wkład każdego ze wspólników znajduje odzwierciedlenie w jego pozycji w spółce.

Udział to faktyczny udział w spółce. Można wyobrazić sobie sytuację, w której jeden wspólnik wnosi milion złotych, a drugi dziesięć tysięcy, ale obaj mają po 50%. Wkład wyglądał zupełnie inaczej, a podział udziałów jest równy. Dlatego warto przemyśleć, czy udziały powinny odzwierciedlać wkłady.

Głos to prawo głosu na zgromadzeniu wspólników. Nawet przy identycznym procencie udziałów głosy mogą rozkładać się inaczej, jeśli wspólnicy tak się umówią. Można więc mieć podział 50/50 w udziałach, ale inną siłę głosu.

Wniosek jest prosty: wkłady nie muszą być równe, udziały nie muszą być równe, a siła głosu nie musi odpowiadać udziałom. Nie stosuj tych pojęć zamiennie ani na etapie tworzenia spółki, ani przy audycie istniejącego podmiotu. Jeśli masz już spółkę, warto spotkać się ze wspólnikiem i przejść przez to, kto co wniósł, jak określono udziały i jak rozkładają się głosy.

Czego nie załatwisz wzorcem umowy spółki z S24

Najlepszym testem na to, jak niewiele wzorzec umowy spółki mówi o relacjach między wspólnikami, jest przejście przez formularz S24, czyli najprostszą umowę spółki z o.o. zakładanej przez internet. Wiele spółek do dziś działa na tej podstawowej wersji, a nawet umowy zawierane u notariusza bywają jedynie jej delikatnym poszerzeniem.

We wzorcu S24 realnie sterujesz właściwie jedną zmienną: podziałem udziałów. Poza tym system narzuca sztywne rozwiązania:

Wniosek: umowa spółki z S24 pozwala powołać spółkę do życia, ale nie zabezpiecza wspólników przed konfliktem, patem decyzyjnym ani innymi trudnymi scenariuszami. To zadanie umowy wspólników.

Case study: Kanał Sportowy – gdy brakuje scenariusza sukcesu

Dobrą ilustracją są medialne spory między wspólnikami znanych projektów. W przypadku Kanału Sportowego czterech wspólników miało po 25% udziałów, a jeden z nich, Krzysztof Stanowski, wniósł nie tylko pracę i rozpoznawalność medialną, lecz także sprzęt należący wcześniej do Weszło. Mimo różnego wkładu podział pozostał równy.

Prawdopodobnie zabrakło umowy wspólników, która z góry opisywałaby „scenariusz sukcesu”: co się stanie, gdy jeden ze wspólników zacznie pracować więcej, gdy komuś przestanie się chcieć, gdy ktoś zachoruje albo zechce odejść na swoje. Brak takich ustaleń bywa jedną z przyczyn późniejszego rozstania.

Warto zwrócić uwagę na mechanizm zbycia udziałów. Umowa spółki wymagała zgody spółki na sprzedaż udziałów, więc w teorii wspólnik nie mógł ich zbyć bez tej zgody. Nikt jednak nie zabronił wspólnikowi, który przystępował do spółki jako sp. z o.o., zbycia udziałów w jego własnej spółce, i w ten sposób ograniczenie dało się obejść. To pokazuje, jak łatwo dobrze brzmiący zapis w umowie spółki traci moc bez przemyślanej umowy wspólników.

Jak zrobić audyt umowy spółki i stworzyć umowę wspólników

Jeśli masz spółkę założoną przez internet lub prostą, „gołą” umowę spółki i nie masz umowy wspólników, warto przeprowadzić audyt na dwóch płaszczyznach:

Warstwa prawna. Sprawdź, co jeszcze warto dołożyć do umowy spółki, bo jest cała masa zapisów, które ułatwiają codzienne funkcjonowanie podmiotu, a których w prostym wzorcu brakuje.

Warstwa wspólników. Przygotuj osobny kwestionariusz dla każdego wspólnika: jakie ma oczekiwania, jak zachowałby się w konkretnych sytuacjach, jak chciałby rozwiązać np. sprzedaż firmy czy śmierć wspólnika.

Następnie skonfrontuj odpowiedzi obu wspólników (zwykle się różnią) i na tej podstawie wypracuj kompromis, który stanie się umową wspólników. Najlepszy moment na tę rozmowę to czas, gdy wspólnicy dobrze się dogadują i mają wspólną wizję. Jeśli już na tym etapie okaże się, że wizje mocno się rozjeżdżają, lepiej, żeby napięcia wyszły na jaw teraz, gdy da się je jeszcze przepracować, choćby w drodze mediacji, niż wtedy, gdy konflikt wybuchnie przy dużej, dochodowej spółce.

Odkładanie tego na przyszłość jest kosztowne: batalie między wspólnikami rozrośniętej spółki ciągną się latami, a najbardziej tracą na tym sama firma, wspólnicy i ich rodziny.

Co znajdziesz w drugiej części

Powyższe to dopiero fundamenty: rozróżnienie władzy, własności, głosu i wkładów oraz sama decyzja, że tematem trzeba się zająć. W kolejnej części omawiamy konkretne mechanizmy, które decydują o tym, czy i jak długo firma przetrwa:

• Ochrona własności intelektualnej i klientów przed odchodzącym wspólnikiem
• Czym jest vesting i dlaczego nie daje się udziałów z góry
• Jak rozstać się ze wspólnikiem w zgodzie i w gniewie, na czas pokoju i na czas wojny
• Wspólnicy mniejszościowi i ryzyka, jakie ze sobą niosą
• Jak rozbroić pat decyzyjny
• Co zrobić na wypadek rozwodu lub śmierci wspólnika

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Podsumowanie

• Największym zagrożeniem dla firm ze wspólnikami jest konflikt, nie rynek; nawet dwie trzecie obiecujących biznesów rozpada się z tego powodu.
• Umowa spółki powołuje spółkę do życia; umowa wspólników reguluje relacje i scenariusze między wspólnikami. To dwa różne dokumenty.
• Wkład, udział i głos to trzy odrębne wielkości, które nie muszą być rozłożone tak samo.
• Wzorzec z S24 nie zabezpiecza wspólników przed trudnymi sytuacjami.
• Najlepszy moment na umowę wspólników to czas zgody, nie kryzysu.

Artykuł powstał na kanwie materiału kanału prowadzonego przez Finerto – kancelarię łączącą bezpieczeństwo prawne, optymalizację i doradztwo podatkowe, nowoczesną księgowość i kadry oraz strategię finansową w jednym miejscu. Jeśli masz spółkę założoną przez internet lub prostą umowę spółki i chcesz przeprowadzić audyt oraz stworzyć umowę wspólników, więcej znajdziesz na finerto.pl.