Obecnie wciąż panuje błędne przekonanie, że rola przedsiębiorcy w prowadzeniu działalności gospodarczej ogranicza się wyłącznie do organizowania efektywnej sprzedaży swoich produktów czy usług, a w konsekwencji – do maksymalizacji osiąganych zysków. Tymczasem bez podstawowej wiedzy z zakresu rachunkowości i finansów trudno jednak osiągać satysfakcjonujące wyniki.
Choć wielu przedsiębiorców korzysta z pomocy biur rachunkowych, doradców podatkowych czy prawników, to warto jednak znać fundamentalne zagadnienia związane z finansami i podatkami. Ułatwi to znacznie komunikację z księgowym, pozwala lepiej rozumieć i kontrolować sytuację firmy oraz podejmować świadome decyzje minimalizując przy tym ryzyko błędów.
Poniżej przedstawiamy 16 kluczowych pojęć, których znajomość pomoże w skutecznym zarządzaniu własną firmą.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur
KSeF to rządowa platforma, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury w formie elektronicznej. Zamiast wysyłania faktur drogą mailową czy drukowania ich na papierze, wszystko odbywa się online – bezpośrednio przez system Ministerstwa Finansów.
Jak działa KSeF?
- Firma wystawia fakturę w specjalnym formacie (XML) i przesyła ją do KSeF.
- System nadaje fakturze numer – dopiero wtedy jest uznana za wystawioną.
- Odbiorca może ją pobrać bezpośrednio z systemu.
- Wszystkie faktury są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu.
Dzięki KSeF możemy oczekiwać szybszego zwrotu podatku VAT (nawet o 20 dni szybciej). Oprócz tego otrzymujemy stały dostęp do dokumentów, gdzie istnieje możliwość pobierania faktur z systemu w dowolnym momencie. Wdrożenie KSeF pozwala na oszczędność czasu i kosztów, ponieważ papierowy obieg dokumentów zostanie wyeliminowany. Warto też zauważyć, że organy skarbowe mają też dostęp do faktur online, co znacznie upraszcza kontrole podatkowe.
Obowiązek korzystania z KSeF będzie stopniowo wprowadzany od 2026 roku. Dotyczy to wszystkich firm – od dużych przedsiębiorstw po jednoosobowe działalności gospodarcze.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEiDG)
CEiDG to ogólnopolski, internetowy rejestr obejmujący przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółek cywilnych. Za pośrednictwem CEiDG możliwe jest zarejestrowanie działalności, dokonywanie aktualizacji danych przedsiębiorstwa, zawieszenie lub wznowienie działalności czy też sprawdzenie informacji o innych podmiotach – w tym o posiadanych koncesjach i licencjach czy ich statusu.
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)
Publiczna baza danych prowadzona przez wybrane sądy rejonowe oraz Ministerstwo Sprawiedliwości. W jej skład wchodzą:
– rejestr przedsiębiorców, którym objęte są m.in. spółki z o.o., spółki akcyjne, spółki jawne, komandytowe oraz inne podmioty prowadzące działalność gospodarczą;
– rejestr stowarzyszeń, fundacji i organizacji społecznych – gromadzi dane o podmiotach działających w sferze społecznej i obywatelskiej;
– rejestr dłużników niewypłacalnych – zawiera informacje o osobach i podmiotach, które utraciły zdolność do regulowania zobowiązań;
Wpis do KRS jest obowiązkowy dla wskazanych podmiotów i często stanowi warunek uzyskania osobowości prawnej. Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS mają również obowiązek corocznego składania dokumentów finansowych, których przykładami są:
- sprawozdanie finansowe,
- sprawozdanie z działalności,
- sprawozdanie z badania przez biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało audytowi),
Za pośrednictwem KRS można składać wnioski rejestrowe dotyczące m.in.:
- wpisu nowego podmiotu,
- zmiany danych,
- wykreślenia z rejestru.
System umożliwia także śledzenie statusu złożonych wniosków oraz zapewnia dostęp do danych rejestrowych. Dzięki internetowej wyszukiwarce KRS, interesariusze mogą odnaleźć podmiot po numerze KRS, NIP, REGON lub nazwie, a następnie uzyskać odpisy i zaświadczenia.
Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)
to prosty sposób prowadzenia księgowości, przeznaczony dla małych firm – takich jak jednoosobowe działalności gospodarcze czy spółki cywilne. Dzięki niej przedsiębiorca może w łatwy sposób rozliczać się z urzędem skarbowym (według skali podatkowej czy podatku liniowego). Mogą z niej korzystać:
- Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą
- Spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych
- Przedsiębiorstwa w spadku (czyli firmy po zmarłym właścicielu, prowadzone tymczasowo przez zarządcę sukcesyjnego)
Pod warunkiem, że firma nie przekroczyła rocznego limitu przychodów – w 2025 roku wynosi on 10 711 500 zł.
W sposób ogólny ujmowane są w KPiR m.in. przychody ze sprzedaży, zakupy towarów handlowych i materiałów podstawowych, koszty uboczne zakupu (transport, załadunek) czy wydatki związane z działalnością (wynagrodzenia, składki ZUS).
Pełne księgi rachunkowe
to dokładny sposób prowadzenia księgowości, który pokazuje całą sytuację finansową firmy. Zapisuje się w nich wszystkie przychody, wydatki, majątek i zobowiązania firmy. Na koniec roku sporządza się na ich podstawie sprawozdanie finansowe, czyli zestawienie pokazujące, jak firma działała i ile zarobiła. Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg spoczywa w szczególności na podmiotach z rejestru KRS (spółek z o.o., akcyjnych, komandytowo-akcyjnych czy fundacji i stowarzyszeń). Obowiązek ten wynika także z przekroczenia progu przychodów netto z poprzedniego roku obrotowego (tzn. 10 711 500 zł).
Pełna księgowość daje szczegółowy obraz finansów firmy i jest obowiązkowa dla większych podmiotów. Choć jest bardziej skomplikowana niż uproszczona księgowość (KPiR), pozwala lepiej kontrolować finanse i spełniać wymogi prawne.
Podatek dochodowy CIT
Podatek dochodowy CIT (z ang. Corporate Income Tax) to podatek, który płacą firmy posiadające osobowość prawną – czyli m.in. spółki z o.o., spółki akcyjne, fundacje, stowarzyszenia czy spółdzielnie. Dotyczy on dochodu firmy, czyli tego, co zostaje po odjęciu kosztów od przychodów. Standardowa stawka CIT wynosi 19%, natomiast istnieje też możliwość opodatkowania działalności preferencyjną stawką, która wynosi 9% (dotyczy małych podatników oraz firm rozpoczynających działalność). Jeśli Twoja firma ma osobowość prawną, to zamiast podatku PIT płacisz CIT – czyli podatek od dochodu firmy. Wysokość podatku zależy też od wielkości firmy i rodzaju działalności.
Podatek dochodowy od osób fizycznych PIT
Podatek dochodowy od osób fizycznych PIT (z ang. Personal Income Tax) to podatek, który płacą osoby fizyczne od swoich dochodów. Dotyczy zarówno pracowników, jak i przedsiębiorców. Podatek PIT obejmuje dochody:
– osób zatrudnionych na umowę o pracę, umowę zlecenie lub dzieło;
– przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą;
– osób osiągających dochody z najmu, dzierżawy, sprzedaży kapitałów pieniężnych, sprzedaży nieruchomości;
– osoby osiągające dochody z zagranicy
Jeśli jesteś osobą fizyczną i zarabiasz – niezależnie od źródła – to najprawdopodobniej płacisz podatek PIT. Wysokość podatku zależy od formy opodatkowania i wysokości dochodu.
Przychody
Przychody to wszystkie wartości, które firma lub osoba fizyczna otrzymuje w związku z prowadzoną działalnością – nie tylko pieniądze, ale też inne korzyści. Przykładami przychodów są m.in. przychody ze sprzedaży produktów lub usług, wynajem lokalu lub sprzętu, otrzymane towary w zamian za coś (tzw. świadczenia w naturze) czy nieodpłatne świadczenia gdy np. ktoś udostępni lokal lub sprzęt za darmo.
Koszty uzyskania przychodu
to wydatki, które firma ponosi po to, żeby zarabiać – czyli żeby zdobyć przychód albo utrzymać źródło dochodu. Dzięki nim można legalnie obniżyć kwotę, od której płaci się podatek. Przykładem kosztów uzyskania przychodów mogą być koszty transportu, wartość usług księgowych, materiałów do produkcji czy wynagrodzenia pracowników. Nie wszystkie wydatki można zaliczyć do kosztów. Przykładami takich wydatków są kary i grzywny, wystawne kolacje i prezenty (tzw. koszty reprezentacji) czy darowizny. Wydatek zostanie uznany za koszt wyłącznie w przypadku, gdy jest on związany z działalnością firmy oraz gdy odpowiednio go udokumentowano (np. fakturą).
Dochód
to kwota, która zostaje firmie lub osobie po odjęciu wszystkich kosztów od osiągniętych przychodów. Mówiąc prościej: to realny zysk, czyli to, co faktycznie zarobiliśmy po uwzględnieniu wydatków. To właśnie od tej kwoty naliczany jest podatek – PIT dla osób fizycznych i CIT dla firm z osobowością prawną.
Dochód to podstawa do obliczenia podatku. Im wyższe koszty, tym niższy dochód – a więc niższy podatek. Dlatego warto dobrze dokumentować wszystkie wydatki związane z działalnością.
Podatek na zasadach ogólnych (tzw. skala podatkowa)
Podatek ten stanowi elastyczną formę rozliczenia dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą czy uzyskujących dochody z pracy. Istotą tej formy opodatkowania jest obliczanie podatku według progresywnych stawek (tzn. takich, które rosną wraz z wysokością dochodu). Polskie prawo podatkowe przewiduje dwie stawki podatku:
– 12% – dla dochodu do 120 000 zł rocznie;
– 32% – dla nadwyżki dochodu powyżej 120 000 zł rocznie;
Tłumacząc na przykładzie, dochód w wysokości 130 000 zł będzie opodatkowany następująco: 120 000 zł podlega obciążeniu stawką 12%, natomiast pozostały dochód – czyli 10 000 zł zostaje opodatkowany stawką 32%.
Dodatkowo należy pamiętać, że przy tej formie opodatkowania przysługuje kwota wolna od podatku wynosząca 30 000 zł. To oznacza, że dochód do tej wysokości jest zwolniony z podatku. Niewątpliwie zaletą tej formy opodatkowania jest mnogość dostępnych ulg podatkowych czy prawo do wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
Podatek liniowy
Podatek liniowy jest kolejną formą opodatkowania dochodów z jednoosobowych działalności gospodarczych czy dochodów wspólników spółek cywilnych, jawnych, partnerskich w której niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu stawka wynosi 19%. W przeciwieństwie do podatku na zasadach ogólnych, w podatku liniowym nie występuje kwota wolna od podatku. Oprócz tego nie ma możliwości skorzystania z większości ulg podatkowych, takich jak ulga na dzieci czy wspólne rozliczenie z małżonkiem. Ta forma opodatkowania jest właściwa dla podatników osiągających wysokie dochody, ponieważ pozwala ona na uniknięcie stawki 32% podatku na zasadach ogólnych.
Ryczałt
Ryczałt to prosty sposób rozliczania podatku, w którym podatek liczony jest od całego przychodu – bez uwzględniania kosztów. To oznacza, że nie trzeba zbierać faktur za wydatki, bo nie mają wpływu na wysokość podatku. Oznacza to, że warto wybrać tę formę opodatkowania w sytuacji, gdzie koszty są marginalne w stosunku do osiąganych przychodów. Z tej formy opodatkowania mogą skorzystać m.in. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą czy spółki cywilne osób fizycznych. Stawka podatku zależy od rodzaju działalności – dla przykładu, dla usług stawka wynosi 8,5%, natomiast dla niektórych wolnych zawodów – 17%. Wszelkie stawki podatku zryczałtowanego są określone w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym.
Deklaracja podatkowa
Deklaracja stanowi dokument składany przez podatnika celem ujawnienia źródeł przychodów i ich wysokości za dany okres rozliczeniowy, kosztów uzyskania przychodów, zastosowanych ulg i odliczeń oraz kwotę podatku do zapłaty lub nadpłaty. Przykładami deklaracji podatkowych są m.in.:
– PIT-37 – podatek dochodowy od osób fizycznych;
– CIT-8 – podatek dochodowy od osób prawnych;
– VAT-7 – podatek od towarów i usług;
– PIT-28 – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych;
Podatek VAT
Podatek VAT (z ang. Value Added Tax) czyli podatek od towarów i usług, za którego naliczenie do ceny sprzedawanych towarów lub usług, odliczenie i rozliczenie z Urzędem Skarbowym odpowiedzialny jest przedsiębiorca. Szerzej mówiąc, wyróżniamy:
– VAT należny – podatek, który przedsiębiorca jest zobowiązany doliczyć do sprzedaży i jednocześnie odprowadzić do urzędu skarbowego;
– VAT naliczony – stanowi podatek zapłacony przy zakupach firmowych, który można odliczyć od VAT należnego;
Kwotę, z której podatnik musi się rozliczyć z Urzędem Skarbowym stanowi różnica między VAT należnym a VAT naliczonym, która jest wykazywana w deklaracji VAT.
Przedsiębiorca jest zobowiązany zarejestrować się jako podatnik VAT w sytuacji, gdzie:
– przychody ze sprzedaży przekroczą próg 200 000 zł;
– dokonuje transakcji wewnątrz Unii Europejskiej;
– dokonuje sprzedaży towarów lub usług podlegających obowiązkowym podatkiem VAT;
Jednolity Plik Kontrolny (plik JPK)
Plik JPK to dokument elektroniczny stanowiący zestawienie transakcji dokonywanych przez przedsiębiorcę w toku prowadzonej działalności gospodarczej. Na Jednolity Plik Kontrolny składają się różne typy plików, w zależności od obszaru działalności, np. JPK_V7, na który składają się ewidencje VAT sprzedaży i zakupu + deklaracja VAT. Obowiązek generowania i przesyłania JPK_V7 dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT i w zależności od wybranej częstotliwości opodatkowania VAT, należy wysyłać plik co miesiąc bądź co kwartał. Jednolity Plik Kontrolny może też dotyczyć ksiąg rachunkowych (JPK_KR) czy faktur sprzedaży (JPK_FA), gdzie obowiązek przesłania występuje na żądanie urzędu. Celem JPK jest przede wszystkim szybkie wykrywanie nieprawidłowości przez organy podatkowe i minimalizowanie wyłudzeń podatkowych.
Podsumowanie
W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym i podatkowym warto inwestować w wiedzę – nawet tę najbardziej podstawową. Im lepiej rozumiesz język księgowości, tym większa kontrola nad własnym biznesem.
Jeśli którykolwiek z opisanych terminów budzi Twoje wątpliwości – nie wahaj się pytać. Księgowość nie musi być trudna, a z odpowiednim wsparciem może stać się Twoim sprzymierzeńcem w rozwoju firmy.
UMÓW SIĘ NA KONSULTACJĘ
