Prowadzenie działalności gospodarczej w branży budowlanej wiąże się z wieloma wyzwaniami – nie tylko technicznymi czy organizacyjnymi, ale również podatkowymi. Wybór właściwej formy opodatkowania ma ogromne znaczenie dla płynności finansowej, poziomu obciążeń publicznoprawnych oraz wygody prowadzenia księgowości.

W tym artykule przyjrzymy się trzem najczęściej stosowanym formom opodatkowania przez przedsiębiorców w branży budowlanej:

• ryczałtowi od przychodów ewidencjonowanych,
• podatkowy progresywnemu (tzw. skala podatkowa),
• podatkowi liniowemu

Działalność gospodarcza – charakterystyka działalności budowlanej a wybór formy opodatkowania

Usługi budowlane cechują się dużą zmiennością przychodów, sezonowością, wysokimi kosztami własnymi oraz częstymi opóźnieniami w płatnościach. Firmy nierzadko inwestują we własny sprzęt, zatrudniają pracowników lub korzystają z usług podwykonawców.

To wszystko sprawia, że optymalna forma opodatkowania może się różnić w zależności od modelu biznesowego i skali działalności.

Dlatego tak ważne jest, by dobrać ją nie tylko „na oko” czy „bo kolega tak ma”, ale świadomie, po analizie rzeczywistych kosztów, marż i terminowości płatności.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jako forma opodatkowania

Czym jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?

Ryczałt to uproszczona forma opodatkowania, w której przedsiębiorca płaci podatek od przychodu, bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu. To oznacza, że niezależnie od tego, ile kosztuje Cię realizacja usługi, płacisz podatek od kwoty, którą wystawiłeś na fakturze.

Stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dla branży budowlanej:

Roboty ogólnobudowlane związane z szerokorozumianą działalnością budowlaną mogą zostać objęte różnymi stawkami podatku w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Podstawowa stawka podatku dla prac budowlanych wynosi 5,5%. Zastosowanie stawki 5,5% potwierdza również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo: Interpretacja indywidualna dyrektora KIS z dnia 9 sierpnia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.450.2024.3.ID: „Mając na względzie powołane wyżej przepisy oraz treść wniosku stwierdzić należy, że przychody uzyskiwane przez Pana ze świadczenia w ramach działalności gospodarczej opisanych usług sklasyfikowanych według Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług w grupowaniu PKWiU 43.99.50.0 – Pozostałe specjalistyczne roboty budowlane, gdzie indziej niesklasyfikowane, podlegają opodatkowaniu 5,5% stawką ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 6 lit. a) ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Dodać należy, że stawka ta ma zastosowanie wyłącznie, jeśli spełnione są warunki do zastosowania tej formy opodatkowania, o których mowa w cytowanych przepisach o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.”

Dlatego podobnie jak w działalności wytwórczej stawka podatku wynosi 5,5%.

W przypadku usług budowlanych związanych z prowadzeniem nadzoru i koordynacji postępowania przygotowawczego poprzedzającego proces budowlany właściwa będzie stawka 8,5% ryczałtu ewidencyjnego. Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach, przykładowo: Interpretacja indywidualna z dnia 2 maja 2025 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, nr 0115-KDST2-1.4011.131.2025.2.JPO: „Mając na względzie powołane wyżej przepisy oraz okoliczności przedstawione we wniosku stwierdzić należy, że jeśli faktycznie uzyskał Pan przychody z tytułu świadczenia usług mieszczących się w grupowaniu PKWiU 74.90.20.0 „Pozostałe usługi profesjonalne, techniczne i handlowe, gdzie indziej niesklasyfikowana”, to zastosowanie ma stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych w wysokości 8,5%, zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.”

Natomiast w przypadku świadczenie usług budowlanych np. jako inżynier budowlany (budowa obiektów inżynierii lądowej, roboty budowlane specjalistyczne) właściwa będzie stawka 14%. Takie stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora KIS w wydanej interpretacji z dnia 27 września 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDSL1-1.4011.385.2024.2.DT: „PKWiU 71.12.20.0 – „Usługi kierowania przedsięwzięciami związanymi z obiektami budowlanymi i inżynierii lądowej i wodnej”, 71.12.11.0 – „Usługi doradztwa technicznego” i 71.12 – „Usługi w zakresie inżynierii i związane z nimi doradztwo techniczne”, a więc mieszczących się w dziale PKWiU 71 – będą podlegać opodatkowaniu wg stawki ryczałtu 14%, zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2a lit. b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.”

Właściwa stawka ryczałt od przychodów ewidencjonowanych dla usług budowlanych będzie uzależniona od klasyfikacji w sprawie polskiej klasyfikacji wyrobów i usług. W konsekwencji w zryczałtowanym podatku dochodowym kluczowa jest klasyfikacja PKWIU.

Kiedy opłaca się wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dla usług budowlanych?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych może być korzystny dla firm, które:

• nie generują wysokich kosztów (np. działają jako jednoosobowa firma bez pracowników),
• nie inwestują w maszyny czy materiały budowlane we własnym zakresie,
• występują jako podwykonawcy (nie ponoszą pełnych kosztów realizacji projektu),
• chcą mieć proste zasady rozliczeń i minimalne obowiązki księgowe.

Wady ryczałtu:

• brak możliwości uwzględniania kosztów (nawet dużych inwestycji czy leasingu),
• podatek płacony od każdej złotówki przychodu – nawet jeśli został zrealizowany projekt ze stratą,
• brak ulg podatkowych, np. ulgi na dzieci, wspólnego rozliczenia z małżonkiem,
• konieczność dokładnego przyporządkowania rodzaju usługi do stawki – co może być problematyczne.
• wykonywanie usług w ramach umowy B2B może być przeszkodą, jeśli świadczymy pracę w ramach stosunku pracy dla obecnego pracodawcy.

Skala podatkowa jako forma opodatkowania działalności gospodarczej

Na czym polega?

W przypadku zasad ogólnych podatek dochodowy nalicza się od dochodu, czyli:

przychód – koszty uzyskania przychodu = dochód

To klasyczna forma opodatkowania, dostępna dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od branży czy skali działalności. Stawka podatku jest identyczna dla każdego przedsiębiorcy. Podatek dochodowy rozliczany jest według stawek: 12% do 120 000 zł w skali roku oraz 32% powyżej tej kwoty. Występuje tak zwana progresja odcinkowa, co oznacza, że przy przekroczeniu 120 000 zł dochodów podatek w wyższej stawce 32% naliczany jest wyłącznie od nadwyżki ponad 120 000 zł.

Wady i zalety w przypadku skali podatkowej

Zalety:

• dla firm z wysokimi kosztami działalności (materiały, leasing, sprzęt),
• dla przedsiębiorców planujących inwestycje,
• dla firm zatrudniających pracowników lub korzystających z podwykonawców,
• gdy kluczowa jest możliwość optymalizacji podatkowej,
• dla przedsiębiorców pozostających w związku małżeńskim, których współmałżonek nie uzyskuje dochodów opodatkowanych według skali podatkowej.

Wady:

• bardziej rozbudowana księgowość względem ryczałtu ewidencyjnego – obowiązek prowadzenia KPiR (księgi przychodów i rozchodów),
• wyższe koszty obsługi księgowej,
• potencjalnie wysoka zaliczka na podatek w przypadku dużych dochodów,
• konieczność zapłaty zaliczki, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił za fakturę (chyba że wybierzesz PIT kasowy – o tym niżej),
• składka zdrowotna określona procentowo (9%), uzależniona od uzyskanych dochodów.

Podatek liniowy jako forma opodatkowania działalności gospodarczej– czym jest i kiedy się opłaca?

Podatek liniowy (19%) to jedna z dostępnych form opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej w Polsce. Cechuje się stałą stawką podatkową, niezależnie od wysokości osiąganego dochodu, oraz brakiem możliwości większości ulg i preferencji dostępnych na zasadach ogólnych.

Wybierają go często przedsiębiorcy osiągający wysokie dochody, którzy chcą płacić przewidywalny, jednolity podatek bez ryzyka zwiększenia wysokości obciążeń podatkowych.

Podobnie jak w podatku progresywnym, podatek kalkulowany jest od dochodu. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą rozpoznać koszty podatkowe. Od dochodu płaci się stały podatek w wysokości 19%. Bez względu na to, czy dochód wyniesie 10 000 zł czy 1 000 000 zł – stawka podatku nie wzrasta (nie występuje efekt progresji podatkowej). Zasadniczo prowadzona jest KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów). Składki ZUS opłaca się niezależnie (w tym składkę zdrowotną, którą częściowo można odliczyć). Składka podobnie jak w skali podatkowej kalkulowana jest w formie procent

Kiedy opłaca się podatek liniowy czy będę mógł rozliczać koszty uzyskania przychodów?

Podatek liniowy opłaca się przede wszystkim wtedy, gdy:

Osiągasz dochody powyżej 120 000 zł rocznie – w takim przypadku w skali podatkowej wchodzisz w drugi próg i płacisz 32%.

Nie korzystasz z ulg podatkowych – np. nie masz dzieci, nie rozliczasz się wspólnie z małżonkiem.

Masz wysokie koszty uzyskania przychodu – pozwalające zmniejszyć podstawę opodatkowania.

Chcesz prostych zasad i przewidywalnych obciążeń fiskalnych.

Kiedy nie opłaca się podatek liniowego?

Gdy Twój roczny dochód nie przekracza 120 000 zł – skorzystasz z niższej stawki 12% w skali podatkowej.

Gdy planujesz wspólne rozliczenie z małżonkiem lub korzystasz z ulg na dzieci – podatek liniowy ich nie przewiduje.

Gdy nie masz dużych kosztów i bardziej opłaca Ci się ryczałt (np. 5,5% lub 8,5%).

Jak wybrać podatek liniowy?

Aby wybrać podatek liniowy, musisz:

Złożyć oświadczenie o wyborze tej formy do urzędu skarbowego – najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności. Oświadczenie można złożyć w różnych formach:

1. przez CEIDG
   • w formie pisemnej do urzędu skarbowego (np. druk PIT-36L),
   • przez e-Urząd Skarbowy.

Składka zdrowotna a podatek liniowy

Od 2022 roku przedsiębiorcy na podatku liniowym płacą składkę zdrowotną uzależnioną od dochodu:

• Stawka: 4,9% dochodu
• Część składki zdrowotnej można odliczyć od dochodu – maksymalnie do limitu określonego w ustawie (ok. 12 900 zł rocznie – stan na 2025 r.)

Przykład

Przedsiębiorca budowlany:

• Przychód: 400 000 zł
• Koszty uzyskania przychodu: 180 000 zł
• Dochód: 220 000 zł

Podatek liniowy:

• Podatek: 19% × 220 000 zł = 41 800 zł
• Składka zdrowotna: 4,9% × 220 000 zł = 10 780 zł
• Część (maksymalnie do 12 900 zł) można odliczyć od dochodu (co spowoduje zmniejszenie podatku).

Podsumowanie – zalety i wady

Zalety:

• Stała stawka 19% – niezależnie od dochodu
• Możliwość odliczania kosztów
• Przejrzystość i prostota w planowaniu podatków
• Możliwość częściowego odliczenia składki zdrowotnej

Wady:

• Brak ulg podatkowych (np. ulga prorodzinna),
• Co do zasady brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem,
• Opłacalność zależna od poziomu dochodów,
• Nie zawsze korzystny dla rodzin z dziećmi lub osób o niskich dochodach.

PIT kasowy – rozwiązanie dla firm z opóźnionymi płatnościami

Kto może skorzystać z kasowego PIT?

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz przedsiębiorstwo w spadku. W kontekście kasowego PIT kluczowy jest również uzyskany przychód z działalności – przychody przedsiębiorcy nie mogą przekroczyć kwoty 1 000 000 zł w bezpośrednio poprzednim roku podatkowym. Natomiast w przypadku przedsiębiorstwa w spadku uzyskane przychody nie mogą przekroczyć kwoty 1 000 000 zł wraz z przychodami przedsiębiorstwa w spadku.

Dodatkowym warunkiem do skorzystania z PIT kasowego jest prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów. W przypadku prowadzenia tzw. pełnej księgowości nie będzie możliwości skorzystania z przedstawionego rozliczenia.

Kasowy PIT należy „wybrać” poprzez zawiadomienie Naczelnika Urzędu Skarbowego do 20 lutego (jeśli działalność jest prowadzona od początku roku) lub do 2y0 dnia kolejnego miesiąca, jeśli działalność zostanie rozpoczęta w trakcie roku (wyjątkiem jest grudzień, w przypadku rozpoczęcia działalności w grudniu zawiadomienie należy złożyć do końca grudnia). Wybór kasowego PIT dokonywany jest na cały rok. Oznacza to, że zasadniczo nie można zrezygnować z jego stosowania w trakcie roku.

Kasowy PIT mogą stosować przedsiębiorcy, którzy rozliczają podatek dochodowy:

• według skali podatkowej (art. 27 ustawy o PIT),
• IP BOX (art. 30ca ustawy o PIT),
• podatek liniowy (art. 30c ustawy o PIT),
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
• Metoda kasowa związana z rozliczeniem przychodów ma zastosowanie wyłącznie do przychodów, które:
• wynikają z transakcji między podatnikiem a przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tj. pomiędzy przedsiębiorcami),
• są udokumentowane fakturami wystawionymi w terminach określonych zgodnie z odrębnymi przepisami (VAT).

Dodatkowe obowiązki

Przedsiębiorca, który wybrał kasowy PIT zobowiązany jest prowadzić ewidencję faktur dokumentujących przychody rozliczane zgodnie z wybraną metodą za dany rok podatkowy. Ewidencja ta składa się z:

• daty wystawienia faktury,
• numeru faktury,
• kwoty należności wynikającej z faktury,
• daty uregulowania należności.

Co ważne przedsiębiorstwo w spadku nie jest zobowiązane do założenia nowej ewidencji faktur, natomiast kontynuuje prowadzenie ewidencji do końca roku podatkowego.

Poza wskazanymi powyżej elementami, ewidencja może zawierać dodatkowe elementy, np. sposób zapłaty.

Wybór kasowego PIT a koszty podatkowe

Zgodnie z ogólną zasadą koszt podatkowy rozliczany jest w dacie wystawienia faktury. Wybór kasowego PIT wpływa również na termin rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. Koszty należy rozpoznać dopiero w momencie uregulowania należności wynikającej z faktury. Wyjątek stanowi zakup środków trwałych – odpisy rozliczane są według ogólnych zasad.

Jak działa kasowy PIT?

PIT kasowy to metoda rozliczania podatku dochodowego, w której przychody i koszty są ujmowane dopiero w momencie faktycznej zapłaty, a nie wystawienia faktury.

Przykład: W przypadku, w którym faktura została wystawiona w czerwcu, a kontrahent zapłacił w sierpniu – przychód należy rozpoznać dopiero w sierpniu.

Jakie są wady i zalety w stosowaniu kasowego PIT?

Zalety:

• poprawa płynności finansowej – podatek nie jest wymagany zanim kontrahent nie zapłaci,
• mniejsze ryzyko „podwójnego finansowania” (materiałów i podatku),
• lepsze dostosowanie obciążeń podatkowych do faktycznych przepływów.

Wady:

• większe wymagania księgowe (śledzenie faktycznych płatności),
• odroczenie, a nie unikniecie podatku (po dwóch latach należy rozpoznać przychód, nawet jeśli kontrahent nie zapłaci),
• konieczność konsekwentnego stosowania metody.

Usługi Budowlane a podatek od towarów i usług.

Usługi budowlane w zakresie podatku VAT objęte są szczególnymi przepisami, np. w zakresie powstania obowiązku podatkowego. Obowiązek podatkowy dla usług budowlanych powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu świadczenia usług budowlanych i budowlano – montażowych. Jeżeli jednak podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu wystawienia faktury. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

W przypadku wykonania usługi budowlanej fakturę należy wystawić nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usługi.

W podatku VAT występują zasadniczo następujące stawki podatku: stawka podstawowa 23%, stawki obniżone – 8% i 5%. W przypadku usług budowlanych zastosowanie znajdą zasadniczo stawka 23% i 8%

Co do zasady dla usług budowlanych właściwa jest stawka podstawowa 23%. Jednak Ustawodawca przewidział wyjątek dla nieruchomości mieszkalnych (objętych społecznym programem mieszkaniowym), których powierzchnia nie przekracza 300 m2 dla nieruchomości mieszkalnych i 150m2 dla lokali mieszkalnych. W takim przypadku wykonanie usługi budowlanych w takich nieruchomościach wynosi 8%. Przy czym nie ma znaczenia czy usługa budowlana będzie wykonywana dla przedsiębiorcy lub konsumenta.

Oczywiście istnieje możliwość zastosowania zwolnienia podmiotowego, który pozwoli na stosowanie zwolnienia w zakresie podatku VAT.

Podsumowanie

Nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, jaka forma opodatkowania jest najlepsza dla firmy budowlanej. Każdy przypadek warto przeanalizować indywidualnie, biorąc pod uwagę:

• poziom kosztów działalności,
• strukturę przychodów,
• płynność finansową i terminy płatności,
• nie występuje ograniczoną odpowiedzialność niezależnie od formy opodatkowania,
• plany inwestycyjne i zatrudnienie.