Co to ryczałt? Przewodnik po opodatkowaniu ryczałtem w 2025 roku

Wprowadzenie do ryczałtu ewidencjonowanego

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to jedna z uproszczonych form opodatkowania działalności gospodarczej w polskim systemie podatkowym. Polega na tym, że podatek dochodowy obliczany jest wyłącznie od osiągniętego przychodu, bez możliwości pomniejszenia go o koszty uzyskania przychodu. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi prowadzić pełnej księgowości ani dokumentować wydatków związanych z działalnością, co znacząco upraszcza obowiązki podatkowe.

Z ryczałtu mogą korzystać osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółki cywilne i jawne, pod warunkiem że ich wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne. To rozwiązanie szczególnie atrakcyjne dla przedsiębiorców, którzy ponoszą stosunkowo niewielkie koszty działalności lub prowadzą działalność usługową, gdzie marża jest wysoka.

Zasady ogólne ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych opiera się na prostym założeniu: podatek naliczany jest od całkowitego przychodu, wartości sprzedaży netto. Przedsiębiorca nie ma możliwości pomniejszenia tej kwoty o poniesione koszty uzyskania przychodu, takie jak zakup towarów, opłaty za media czy wynagrodzenia. Choć upraszcza to prowadzenie księgowości, może być niekorzystne dla firm, które generują wysokie koszty działalności, ponieważ nie mają możliwości ich odliczenia.

Pomimo braku możliwości uwzględniania kosztów, podatnicy rozliczający się ryczałtem mogą skorzystać z wybranych ulg podatkowych przewidzianych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do najważniejszych należą:

• Darowizny na cele charytatywne – np. na rzecz organizacji społecznych, kościelnych lub w zakresie edukacji.
• Wydatki na rehabilitację – obejmujące np. zakup sprzętu rehabilitacyjnego czy koszty leczenia.
• Składki na ubezpieczenie zdrowotne – połowa zapłaconych składek może zostać odliczona od przychodu.
• Wpłaty na IKZE – czyli Indywidualne Konto Zabezpieczenia Emerytalnego, które wspiera oszczędzanie na emeryturę.

Warunkiem skorzystania z tych odliczeń jest to, że nie zostały one wcześniej uwzględnione w innym zeznaniu podatkowym.

Podatnicy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych mogą w rocznej deklaracji
PIT-28 przekazać 1,5% należnego podatku na rzecz wybranej organizacji pożytku publicznego (OPP). Jest to forma wsparcia społecznego, która nie wiąże się z dodatkowymi kosztami dla podatnika. Wystarczy wskazać konkretną organizację oraz cel szczegółowy w zeznaniu podatkowym, a Urząd Skarbowy przekaże środki automatycznie.

W rocznym rozliczeniu podatkowym osoby fizyczne osiągające przychody opodatkowane ryczałtem ewidencjonowanym mogą skorzystać z ulg podatkowych takich jak:

• Ulga na Internet – umożliwia odliczenie wydatków związanych z dostępem do secii – ulga jest limitowana do 760 zł, skorzystać można z niej jedynie dwa razy, w dwóch następujących po sobie latach;
• Ulga termomodernizacyjna – dotyczy kosztów poniesionych na np. ocieplenie budynku mieszkalnego, wymianę stolarki okiennej i drzwiowej lub instalację fotowoltaiczną – ulga również jest limitowana do kwoty 53 000 zł na jednego podatnika;
• Ulga dla pracujących seniorów – przysługuje osobom, które osiągnęły wiek emerytalny, ale nadal pracują.
• Ulga na powrót – skierowana do osób, które wracają do Polski po okresie emigracji i decydują się tutaj na prowadzenie działalności wykonywanej samodzielnie.

Podatnicy mogą również odliczyć straty z działalności gospodarczej poniesione w poprzednich latach podatkowych, o ile spełniają określone warunki ustawowe. Odliczenie to pozwala obniżyć podstawę opodatkowania w kolejnych latach, co może być korzystne w przypadku wcześniejszych trudności finansowych.

Jakie przychody podlegają ryczałtowi?

Do przychodów ewidencjonowanych zalicza się:

• Przychody ze świadczenia usług – np. wykonywanie usług informatycznych, doradczych, transportowych, kosmetycznych czy robót budowlanych;
• Przychody ze sprzedaży towarów i wyrobów – obejmujące sprzedaż w zakresie działalności handlowej (obejmujące sprzedaż produktów handlowych, wytworzonych wyrobów, materiałów oraz surowców);
• Przychody z najmu, dzierżawy, podnajmu i poddzierżawy – jeśli są uzyskiwane w ramach działalności gospodarczej (a nie jako najem prywatny);
• Przychody z działalności wytwórczej, budowlanej, handlowej i usługowej – prowadzonej samodzielnie lub w formie spółki cywilnej/jawnej.

Jakie przychody nie są ewidencjonowane?

Nie wszystkie przychody uzyskane przez przedsiębiorcę podlegają opodatkowaniu ryczałtem. Do przychodów nieewidencjonowanych (czyli wyłączonych z tej formy opodatkowania) należą m.in.:

• Przychody zwolnione z opodatkowania – np. odsetki z rachunków bankowych, świadczenia socjalne, dotacje zwolnione z podatku.
• Przychody z działalności rolniczej – prowadzonej w ramach gospodarstwa rolnego, które nie są objęte ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Przychody z kapitałów pieniężnych – np. z inwestycji giełdowych, dywidend, sprzedaży udziałów.
• Przychody z tytułu umowy najmu prywatnego – jeśli nie są prowadzone w ramach działalności gospodarczej, mogą być opodatkowane ryczałtem, ale na innych zasadach.

Stawki ryczałtu

Stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych w 2025 roku są zróżnicowane w zależności od rodzaju świadczonych usług, co ma istotne znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego. Oznacza to, że przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą muszą dokładnie określić, jaki typ działalności prowadzą, ponieważ od tego zależy wysokość podatku, który będą musieli zapłacić.

Ustawodawca przewidział aż dziesięć różnych stawek – od 2% do 17% – które mają odzwierciedlać specyfikę i charakter poszczególnych działalności gospodarczych.
Tak szeroki zakres stawek pozwala na bardziej sprawiedliwe opodatkowanie różnych branż. Działalność usługowa w kontekście ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych to szeroka kategoria, która obejmuje wiele różnych form świadczenia usług. Przykładowo, najwyższa stawka 17% dotyczy zakres wolnych zawodów – brokerów ubezpieczeniowych, agentów oferujący ubezpieczenia uzupełniające, agentów firm inwestycyjnych, maklerów papierów wartościowych czy doradców podatkowych, natomiast najniższa – 2% – obejmuje niektóre przychody ze sprzedaży produktów rolnych. Wolne zawody są definiowane jako działalność wykonywana osobiście, bez zatrudniania innych osób do wykonywania podstawowych czynności zawodowych. Z kolei stawka 2% jest zarezerwowana dla sprzedaży produktów rolnych przetworzonych w sposób nieprzemysłowy, co ma wspierać drobnych producentów. W zakresie sprzedaż napojów alkoholowych w ramach usług gastronomicznych stosuje się stawkę 8,5%, natomiast w zakresie sprzedaży napojów bezalkoholowych można stosować stawkę 3%. Co ciekawe wytwarzanie przedmiotów z własnych materiałów, czyli działalność wytwórcza, kwalifikuje się do preferencyjnej stawki 5,5%, chyba że produkcja odbywa się z materiału powierzonego przez klienta – wtedy obowiązuje 8,5%.
W kontekście ryczałtu, własność intelektualna może być opodatkowana na kilka sposobów – w zależności od rodzaju działalności i źródła jej przychodu. Jeśli przedsiębiorca z działalności prowadzonej samodzielnie uzyskuje przychody z dzierżawy lub licencji praw własności intelektualnej (np. patentów, znaków towarowych, know-how), możesz zastosować stawkę 8,5% do kwoty 100 000 zł, a powyżej tej kwoty – 12,5%.

Pełny wykaz stawek znajduje się w art. 12 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Ten artykuł jest podstawą prawną dla ustalenia właściwej stawki ryczałtu. Zawiera szczegółowy podział działalności według klasyfikacji PKWiU, co pozwala na precyzyjne przypisanie stawki do rodzaju usług lub towarów.
Znajomość właściwej stawki ryczałtu jest kluczowa, ponieważ błędne jej zastosowanie może skutkować nieprawidłowym obliczeniem zobowiązania podatkowego, a w konsekwencji – problemami z fiskusem. Urząd skarbowy może zakwestionować zastosowaną stawkę, co prowadzi do konieczności korekty deklaracji, zapłaty zaległego podatku, a nawet naliczenia odsetek.

Dlatego warto zapoznać się z wcześniej wspomnianym artykułem, wspomóc się wiedzą doradcy podatkowego, który również pomoże ustalić stawki ryczałtu. Warto również zabezpieczyć się w Interpretację Indywidualną na wypadek kontroli urzędu skarbowego.

Ewidencja przychodów

Każdy przedsiębiorca, który wybrał ryczałt jako formę opodatkowania, ma ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów od pierwszego dnia uzyskania przychodu. Obowiązek ten wynika z przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym i ma na celu zapewnienie przejrzystości oraz prawidłowości rozliczeń podatkowych. Brak ewidencji lub jej nierzetelne prowadzenie może skutkować sankcjami, w tym szacowaniem przychodu przez urząd skarbowy i zastosowaniem podwyższonej stawki podatku.

Prowadzona ewidencja powinna zawierać wszystkie przychody z działalności gospodarczej, w tym przychody ze świadczenia usług, sprzedaży towarów i wyrobów, oraz przychody z najmu i dzierżawy. W ewidencji należy ujmować każdy przychód, niezależnie od jego źródła, pod warunkiem że został osiągnięty w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Dotyczy to zarówno sprzedaży produktów, jak i świadczenia usług, a także przychodów z najmu czy dzierżawy, jeśli są one częścią działalności. Wpisy muszą być dokonywane na podstawie dokumentów źródłowych, takich jak faktury, rachunki, dokumenty celne czy dowody wewnętrzne

Zalety i wady ryczałtu

Zalety ryczałtu

Jedną z zalet jest na pewno prostota rozliczeń – nie wymaga prowadzenia pełnej księgowości ani dokumentowania kosztów. Wystarczy ewidencja przychodów, co znacząco upraszcza obowiązki podatkowe.

Brak konieczności dokumentowania kosztów uzyskania przychodu – podatek naliczany jest od przychodu, bez uwzględniania kosztów jego uzyskania. To idealne rozwiązanie dla firm, które nie generują dużych wydatków operacyjnych.

Niższe stawki podatku – w zależności od rodzaju działalności, stawki ryczałtu wynoszą od 2% do 17%, co może być korzystniejsze niż 19% podatku liniowego czy 32% w drugim progu skali podatkowej.

Niższe koszty księgowości – dzięki uproszczonej ewidencji, przedsiębiorcy mogą samodzielnie prowadzić księgowość lub korzystać z tańszych usług biur rachunkowych.

Możliwość kwartalnego rozliczania – jeśli przychody w poprzednim roku nie przekroczyły określonego limitu (8 569 200 zł), można rozliczać się kwartalnie, co ułatwia zarządzanie płynnością finansową.

Wady ryczałtu

Kluczową wadą stosowania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jest brak możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu – to największy minus tej formy opodatkowania. Firmy ponoszące wysokie koszty mogą zapłacić więcej niż przy innych formach opodatkowania.

Ograniczenia branżowe – niektóre rodzaje działalności są wyłączone z możliwości stosowania ryczałtu, np. apteki, handel częściami samochodowymi czy działalność dewizowa.

Limit przychodów – w 2025 roku limit przychodu wynosi 2 mln euro. Po jego przekroczeniu przedsiębiorca traci prawo do ryczałtu i od nowego roku obrachunkowego musi przejść na inną formę opodatkowania.

Wpływ na zdolność kredytową – placówki bankowe mogą traktować ryczałtowców mniej korzystnie, ponieważ podatek jest liczony od przychodu, a nie dochodu netto.

A dla kogo ryczałt może być korzystny?

Ryczałt najlepiej sprawdza się w przypadku przedsiębiorców, którzy:

• mają niskie koszty prowadzenia działalności,
• działają w branżach objętych preferencyjnymi stawkami (np. edukacja, działalność w zakresie instalowania oprogramowania, działalność gastronomiczna),
• cenią sobie prostotę rozliczeń i przewidywalność podatkową.

Jak przejść na ryczałt?

Przejście na ryczałt wymaga złożenia oświadczenia do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla danego podatnika. Przedsiębiorca, który chce zmienić formę opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, musi złożyć pisemne oświadczenie do właściwego urzędu skarbowego. W przypadku nowo zakładanej działalności, wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych można zaznaczyć już we wniosku CEIDG-1. Natomiast osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą złożyć osobne zawiadomienie – najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w roku podatkowym.

Oświadczenie powinno zawierać informacje o rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, oraz o wysokości przychodów. Choć nie ma urzędowego wzoru takiego oświadczenia, powinno ono zawierać kluczowe dane: imię i nazwisko podatnika, NIP, adres zamieszkania, datę rozpoczęcia działalności, symbol PKD, opis działalności oraz informację o wyborze ryczałtu jako formy opodatkowania. W przypadku spółek cywilnych, każdy wspólnik składa oświadczenie indywidualnie do swojego urzędu skarbowego.

Ryczałt nie dla każdego – czyli kto nie może rozliczać się ryczałtem?

Ryczałt nie przysługuje przedsiębiorcom prowadzącym działalność w określonych branżach, takich jak handel walutami czy produkcja towarów akcyzowych. Zgodnie z art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, z tej formy opodatkowania wyłączeni są m.in. . podatnicy prowadzący działalność w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych, handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych, a także wytwarzający wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym – z wyjątkiem produkcji energii elektrycznej z odnawialnych źródeł. Oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca spełnia inne warunki, prowadzenie działalności w tych branżach automatycznie wyklucza możliwość stosowania ryczałtu

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie przysługuje również przedsiębiorcom, którzy przekroczyli limit przychodów rocznych w wysokości 2 mln euro. Limit ten jest ustalany na podstawie średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy. Dla rozliczenia za 2025 rok limit wynosi 8 569 200 zł. Przekroczenie tej kwoty w poprzednim roku podatkowym skutkuje utratą prawa do ryczałtu i koniecznością przejścia na inną formę opodatkowania, np. skalę podatkową lub podatek liniowy.

Ta forma opodatkowania nie przysługuje przedsiębiorcom, którzy nie spełniają innych warunków określonych w ustawie. Oprócz limitu przychodów i rodzaju działalności, ustawa przewiduje dodatkowe kryteria. Ryczałtu nie mogą stosować m.in. . osoby rozliczające się w formie karty podatkowej, korzystające z okresowego zwolnienia z podatku dochodowego, a także przedsiębiorcy świadczący usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, jeśli są to czynności wykonywane wcześniej w ramach stosunku pracy. Ponadto, ryczałt nie przysługuje w roku podatkowym, w którym nastąpiła zmiana formy prowadzenia działalności między małżonkami, jeśli wcześniej rozliczali się na zasadach ogólnych.

Podsumowanie

Co to ryczałt? – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest jedną z form opodatkowania działalności gospodarczej. To uproszczony sposób rozliczania podatku dochodowego, w którym podstawą opodatkowania jest przychód, a nie dochód. Oznacza to, że przedsiębiorca nie uwzględnia kosztów uzyskania przychodu, co upraszcza księgowość i obliczenia podatkowe. Ryczałt jest dostępny dla osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, a także dla spółek cywilnych i jawnych, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne.

Ryczałt jest korzystny dla przedsiębiorców u których prowadzona działalność gospodarcza generuje niskie koszty. Ponieważ nie można ich odliczać, ryczałt najlepiej sprawdza się w branżach, gdzie wydatki są niewielkie w stosunku do przychodów. Przykłady to usługi doradcze, edukacyjne, IT. Dodatkowo, stawki ryczałtu są zróżnicowane i mogą wynosić od 2% do 17%, co pozwala na optymalizację podatkową w zależności od rodzaju świadczonych usług związanych z prowadzoną działalnością.

Podatnik musi prowadzić ewidencję przychodów, która zawiera m.in. . datę uzyskania przychodu, numer dokumentu, opis transakcji i przypisaną stawkę ryczałtu. Ewidencja może być prowadzona papierowo lub elektronicznie, a jej brak lub nierzetelność może skutkować sankcjami podatkowymi. Dodatkowo, przedsiębiorca musi składać roczne zeznanie podatkowe (PIT-28) i – w przypadku prowadzenia ewidencji elektronicznej – być gotowym na wygenerowanie pliku JPK_EWP na żądanie urzędu skarbowego.