Jesteśmy częścią 
Jesteśmy częścią
Przewiń w dół
Przedsiębiorca, próbując zmniejszyć obciążenia związane z zatrudnieniem, bardzo często stosuje sposoby, które są albo nieefektywne, albo niezgodne z przepisami. Optymalizacja zatrudnienia to legalne i sprawdzone sposoby, aby redukować koszty związane z zasobami ludzkimi. Skorzystaj z nich.
Sprawdź sposobyMinimalne wynagrodzenia co roku są podwyższane — mało tego, w 2024 roku zostały zwiększone dwukrotnie, a w 2025 wzrosły o 8,5%. Dlatego jak nigdy wcześniej optymalizacja kosztów zatrudnienia stała się tak istotna. Pytanie jednak brzmi: czy wiesz, ile faktycznie ponosisz kosztów związanych z zatrudnieniem w ramach stosunku pracy?
Sprawdźmy to na przykładzie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, który otrzymuje wynagrodzenie minimalne, które na dzień 21 maja 2025 wynosi 4 666 zł brutto.
Natomiast, aby pracownik mógł zarobić 4 666 zł brutto, to pracodawca musi dodatkowo uiścić:
5 621,60 minus 3 510,92 = 2 110,68 zł — ta kwota jest zabierana pracodawcy i pracownikowi na poczet składek ZUS i Urząd Skarbowy.
Realne obciążenie podatkowe zatrudnienia to w takim razie ponad 37%.
Umów bezpłatną konsultacjęWśród obowiązujących przepisów prawa mamy kilka możliwości optymalizacji kosztów pracy i restrukturyzacji zatrudnienia. Zależy nam na tym, aby przedsiębiorstwa optymalizowały koszty poprzez właściwe praktyki i alternatywne sposoby optymalizacji kosztów zatrudnienia, a nie zwolnienia pracowników ze struktur organizacyjnych czy też wypowiedzenia umów.
Umów bezpłatną konsultacjęCo możesz zrobić
Najpopularniejszym sposobem na zmniejszenie obciążeń podatkowych w kontekście zatrudnienia, zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników, jest zmiana umowy o pracę na współpracę B2B. Polega to na tym, że pracownik wykonuje usługi na rzecz pracodawcy w ramach działalności gospodarczej prowadzonej we własnym zakresie. Korzystając z tego rozwiązania, z jednej strony pracownik otrzyma wyższą kwotę na konto, a z drugiej koszt całościowy pracodawcy zdecydowanie się zmniejszy. Typowa sytuacja win-win.
Tam, gdzie w kodeksie pracy jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną watro zdecydować się na wybór najkorzystniejszej formy współpracy. Umowy cywilnoprawne to przede wszystkim elastyczne formy zatrudnienia (umowy zlecenia lub umowa o dzieło). Największą zaletą świadczenia pracy na podstawie umów cywilnoprawnych jest brak obowiązku pozostawania do dyspozycji pracodawcy i świadczenia pracy w określonym miejscu i czasie pracy, a także często dużo niższe koszty podatkowe i na ZUS.
Pracownik może również piastować różne funkcje, np.: w spółce z o.o. Może to być prokurent lub członek zarządu. W takim przypadku, zamiast płacić pełne składki na ZUS, wystarczy, że będziemy płacić składkę zdrowotną. Takie rozliczenie da znaczne oszczędności, jeśli chodzi o ZUS, a także stworzy zupełnie inny stosunek pomiędzy pracownikiem a podmiotem zatrudniającym.
Jeśli prowadzisz spółkę z o.o., to w ramach optymalizacji zatrudnienia możesz również wykorzystać udziały w spółce. Twoi pracownicy mogą być wspólnikami w spółce lub mogą takie udziały dzierżawić. Jeśli na takim udziale spoczywa obowiązek świadczenia powtarzających się świadczeń niepieniężnych, to pracownik z tego tytułu również może otrzymać wynagrodzenie za czynności wykonywane w ramach nich. Wówczas nie zapłacisz ani składek na ZUS, ani składki zdrowotnej.
Outsourcing pracowników to w głównej mierze przeniesienie funkcji kadrowych podmiotowi zewnętrznemu. Obejmować to może kwestie związane z zatrudnianiem pracowników, zorganizowaniem badań lekarskich i szkoleń BHP albo realizowaniem comiesięcznych wypłat w ramach zawartej umowy. Korzystając z outsourcingu, zmniejszysz koszty zatrudnienia, a także w praktyce wprowadzisz efektywne zarządzanie.
Leasing pracowniczy to zupełnie nowy sposób na elastyczne zatrudnienie pracowników tymczasowych i stałych. Pozwala on uzupełnić wolne stanowiska przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów, ponieważ nie podpisujemy umowy o pracę i nie odprowadzamy składek w systemie ubezpieczeń społecznych. Jednym ze sposobów na skorzystanie z leasingu pracowniczego jest współpraca z agencją pracy tymczasowej.
Optymalizacja zatrudnienia może mieć szczególne znaczenie na kondycję finansową Twoją i Twoich pracowników. Korzyści oczywiście zależą od wysokości wynagrodzenia, formy opodatkowania na B2B, a także wysokości składek na ZUS.
Przygotowaliśmy poniżej kalkulację na rok 2025, w ramach której porównamy koszty zatrudnienia pracownika na B2B i zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, który otrzymuje wynagrodzenie na poziomie 9 000 zł brutto:
Chcesz zoptymalizować koszty zatrudnienia?
Jeśli chcesz zmniejszyć obciążenia związane z zatrudnieniem pracowników, to warto skorzystać z doświadczenia i wsparcia naszych doradców podatkowych i radców prawnych przy podejmowaniu decyzji. Zostaw swój numer telefonu i adres mail. Zrobimy wszystko, aby jak najszybciej skontaktować się z Tobą i ustalić, czy i jak możemy Ci pomóc.
Umów bezpłatną konsultację
Wyróżnić można dwa najczęstsze i największe błędy pracodawców jeśli chodzi o optymalizację kosztów zatrudnienia. Zarówno jednen jak i drugi niesie ze sobą konsekwencje zarówno prawne jak i ekonomiczne.
W wielu branżach (przede wszystkim w transporcie i budowlance) zatrudnienie pracowników bez umowy jest standardem. Wynika to często z wysokości wynagrodzeń takich pracowników, a także ich sytuacji prywatnych. Praca na czarno jest karalna zgodnie z przepisami prawa pracy, przy czym większe koszty ponosi w takim przypadku pracodawca niż pracownik. Jeśli inspektor pracy skieruje sprawę do sądu, pracodawca może być ukarany grzywną w wysokości od 1 tys. do nawet 30 tys. zł. Do tego dochodzą również minusy ekonomiczne, ponieważ pracownik bez umowy nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, a także trudności związane z samą wypłatą środków, np.: jeśli prowadzisz spółkę z o.o.
Praktyka pokazuje, że pracownicy zarabiający więcej aniżeli średnie wynagrodzenie, bardzo często mają na umowie o pracę wynagrodzenie minimalne, a reszta wynagrodzenia płatna jest w gotówce — w kopercie. Rozwiązanie takie nie daje żadnych korzyści, ponieważ jeśli jesteś na liniówce, to bardzo często okazuje się, że zatrudnienie pracownika zgodnie ze stanem faktycznym, a następne wrzucenie tego wynagrodzenia w koszty daje takie sam rezultat jak wypłaty premiowe. Na pewno warto to policzyć i pomyśleć o innych metodach, żeby legalnie optymalizować koszty zatrudnienia.
Krok po kroku — jak wygląda współpraca?
Bezpłatna konsultacja
Współpracę rozpoczynamy zawsze od bezpłatnej konsultacji, w ramach której porozmawiamy o aktualnych potrzebach organizacji i sprawdzamy, w jaki sposób możemy pomóc Twojej firmie. W ramach 30-minutowej rozmowy zadamy Ci kilka dodatkowych pytań, aby w maksymalnym stopniu zrozumieć sytuację Twojej firmy i dobrać odpowiednie rozwiązanie.
Bezpośrednie spotkanie z ekspertem
Kolejnym krokiem jest umówienie Cię już bezpośrednio do eksperta tj. radcy prawnego lub doradcy podatkowego, który na spotkaniu zaproponuje konkretne metody ograniczenia kosztów zatrudnienia, np.: współpracę w formie B2B.
Przygotowanie wyliczeń i spotkanie z pracownikiem
Twój pracownik musi znać i rozumieć zasady związane ze zmianami w zakresie jego wynagrodzenia. Podczas spotkania wyjaśnimy mu wszystkie aspekty prawne i podatkowe.
Wdrożenie rozwiązań optymalizacyjnych
Na tym etapie nasze pomysły wcielamy w życie, czyli, np.: rejestrujemy działalność Twojemu pracownikowi i podpisujemy umowę o współpracę.
Dalsza obsługa podatkowa i prawna
Po wdrożeniu naszych pomysłów i rozwiązań zaproponujemy Ci dalszą opiekę podatkową i księgową, abyś mógł w praktyce z optymalizacji korzystać, a także, abyś mógł być na bieżąco z wszelkimi nowymi sposobami i metodami obniżania podatków i ZUS-u.
Chcesz zoptymalizować koszty zatrudnienia?
Jeśli zastanawiasz się, z jakich metod optymalizacji podatkowej skorzystać, by zmniejszyć obciążenia związane z zatrudnieniem pracowników, to skorzystaj z doświadczenia i wsparcia naszych doradców podatkowych. Zostaw swój numer telefonu i adres mail. Zrobimy wszystko, aby jak najszybciej skontaktować się z Tobą i ustalić, czy i jak możemy Ci pomóc.
Oczywiście — do tanga trzeba dwojga. W szczególności, jeśli rozwiązania dają korzyści zarówno jednej, jak i drugiej stronie. Jesteśmy w stanie przyjechać, zrobić szkolenie, a także porozmawiać z pracownikami w ramach spotkań indywidualnych. Po naszej stronie będzie dokładne zaplanowanie całego procesu, aby mógł przynieść oszczędności Twojej firmie i pracownikom.
Tak. Biorąc na siebie obowiązki w zakresie księgowości, przy większej liczbie pracowników, będziemy również w stanie przygotować specjalną ofertę cenową na tego typu sytuacje.
Wszystko zależy od liczby pracowników, a także metod optymalizacyjnych. Pierwszy krok to bezpłatna konsultacja, a następnie odbycie godzinnego spotkania z radcą prawnym, którego koszt wynosi 500 zł.
Bardzo wartościowa konsultacja. Mecenas Chinczewski ma dużą wiedzę odnośnie spółek prawa handlowego i odnosi się do konkretów dotyczących twojej firmy. Na koniec prezentacja podsumowująca całość rozmowy i nawet wyliczenia pokazujące jak zmiana wpłynie na roczny dochód. Pełny profesjonalizm. Polecam
Opinia z Google
Jedno spotkanie z Panem Mateuszem wyjaśniło nam więcej niż kilka spotkań i 4h pracy innej kancelarii. Mecenas ma dużo praktycznej wiedzy o spółkach, więc konsultacja przepełniona ważnymi informacjami. Polecam i sam liczę na dalszą współpracę.
Opinia z Google
Podczas realizacji zlecenia założenia nowej sp. z o.o. wszystko przebiegało zgodnie z planem. Wszystkie osoby, z którymi miałem kontakt wykazały się cierpliwością w tłumaczeniu zawiłości prawno-podatkowych związanych z nową formą działalności firmy. Wiedzą dokładnie w jaki sposób zgodnie z obowiązującym prawem zoptymalizować formę działalności.
Opinia z Google
Konsultacja online w zakresie optymalizacji podatkowej była bardzo pomocna. Specjaliści z Kancelarii profesjonalnie wyjaśnili mi wszystkie kwestie i zaproponowali konkretne rozwiązania dostosowane do mojej sytuacji finansowej. To zdecydowanie wartościowy sposób na zoptymalizowanie swoich podatków.
Opinia z Google
