Przewiń w dół
Od 1 lipca 2024 roku korzystanie z faktur elektronicznych stanie się obowiązkowe. Wdrożenie nowego systemu do wystawiania, odbierania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych stanowi spore wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców jak i kancelarii doradczych i biur rachunkowych.
Poznaj usługęKrajowy System e Faktur, kompletnie zmienia system wystawiania i wysyłania faktur. Od momentu wejścia w życie KSeF obowiązkowe będzie wystawianie faktur przez system Ministerstwa Finansów.
Faktury również będziesz mógł odebrać tylko przez KSeF. Jest to dużo większa zmiana aniżeli wprowadzany kilka lat temu JPK VAT. Z tego co widzimy podczas wdrożenia KSeF u naszych klientów to fakt, że takie wdrożenie może trwać kilka lub kilkanaście tygodni. Oznacza to, że firmy, które nie wdrożą KSeF odpowiednio wcześniej to będą mieć problem z wystawianiem i wysyłaniem faktur, co w praktyce powoduje, że nie możemy generować przychodu i dochodu.
Umów konsultację
Analiza przepisów i wprowadzanych zmian nie może być scedowana tylko i wyłącznie na biuro rachunkowe. Księgowy nie wystawi faktury ustrukturyzowanej za przedsiębiorcę zatem konieczne jest aby właściciel firmy zapoznał się obowiązkami wprowadzanymi z KSeF.
Kolejnym krokiem jest analiza obecnego proces fakturowania transakcji, obiegu dokumentów w kontekście wdrożenia i stosowania KSeF. Koniecznym będzie zidentyfikowanie zmian jakie należy wdrożyć i analiza ryzyka, który przy zmianach może wystąpić.
Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a – 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Pola te mogą pozostać niewypełnione, nawet w przypadku posiadania takich danych.
Ten etap wdrożenia zakłada analizę czy w obecnym systemie księgowym masz możliwość pobierania, wysyłania i wystawiania faktur elektronicznych. W przypadku braku takiego systemu, dobieramy odpowiednie oprogramowanie bazując na procesach dotyczących fakturowania w firmie.
Wyróżnia się trzy rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF:
Przedostatni etap to już analiza obecnie podpisanych umów z klientami i kontrahentami, a także propozycje zmian w poszczególnych postanowieniach umownych, aby były spójne z obowiązkami nakładanymi przez KSeF. To również etap zmiany umowy z biurem rachunkowym
W ramach pierwszych tygodni z KSeF pozostajemy do dyspozycji, aby wesprzeć przedsiebiorcę w przypadku wystąpienia błędów lub awarii. Wdrożenie wieńczymy raportem, a także rekomendację usprawnienia firmy na innych obszarach – prawnych, podatkowych lub księgowych.
System e faktur KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym przede wszystkim do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (czyli e-faktur, faktur elektronicznych). Oznacza to, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych i odbieranie faktur ustrukturyzowanych będzie mieć miejsce przez system e faktur KSeF.
Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. Co więcej, programy księgowe będą również połączone z KSeF.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego.
nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania KSeF
powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu
uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF
wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych
faktura korygująca – KSeF zakłada likwidację instytucji not korygujących
przelewy z identyfikatorem płatności - przy wykonywaniu przelewów na rzecz podatników VAT czynnych koniecznym będzie podanie w tytule przelewu numer KSeF faktury lub identyfikator zbiorczy nadany dla wielu faktur,
nadanie uprawnień - umożliwienie wystawiania bądź odbierania faktur na podstawie przyznanych uprawnień,
załączniki do FV - do faktur ustrukturyzowanych nie będzie możliwości dodawania załączników,
kod QR - wprowadzenie do obrotu prawnego obowiązku posługiwania się, tzw. kodami QR.
Ministerstwo finansów wskazuje, że docelowo jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawienie faktury VAT za pośrednictwem KSeF. Faktury ustrukturyzowane po przesłaniu ich do KSeF będą w nim przechowywane w przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie tego okresu podatnik jest obowiązany przechowywać te faktury poza KSeF do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W związku z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF i z faktur ustrukturyzowanych Ministerstwo finansów wprowadziło kilka zmian, które w praktyce są korzyściami dla przedsiębiorców.
Z najważniejszych wymienić można:
Umów konsultację
Wdrożenie KSeF realizujemy w modelu abonamentowym w dwóch modelach:
a) model zewnętrzny – w ramach tej współpracy zapewniamy doradcę podatkowego, księgowego i konsultanta podatkowego, który w ramach stałej, miesięcznej współpracy realizuje poszczególne zadania z zakresu wdrożenia.
b) model wewnętrzny – sposób ten zakłada, że wdrażamy KSeF w firmie w ramach stałej współpracy księgowej – nie tylko zajmujemy się KSeF, natomiast dodatkowo zajmujemy się bieżącą obsługą księgową. W takim przypadku wdrożenie jest szybsze i tańsze.
Koszt wdrożenia w obu modelach waha się od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie.
Umów konsultacjęJPK VAT, e-faktura, e-doręczenia, KSeF — wszystkie wprowadzane przez Państwo mechanizmy wymuszają zarówno na przedsiębiorcach jak i na biurach rachunkowych konieczność informatyzacji i elektronizacji. Każdy z naszych klientów otrzymuje dostęp do portalu biura, w którym będzie w stanie zarówno wgrać i wystawić faktury, a także może sprawdzić bieżące przychody i podatki do zapłaty.
Cennik naszych usług zbudowany jest w prosty sposób: część stała naszego wynagrodzenia odzwierciedla stałą, miesięczną obsługę, natomiast druga część zależy od tego, ile faktycznie poświęcimy czasu na rozliczenie twojej firmy. Jedna firma będzie potrzebować 10 godzin miesięcznie, a druga tylko godzinę — cennik musi to odzwierciedlać.
Doradztwo w zakresie niższych podatków, na pewnym etapie rozwoju firmy, pozwala przedsiębiorcy dużo szybciej i efektywnie rozwijać jego biznes. W ramach naszej grupy doradcy podatkowi z Kancelarii Finerto w taki sposób poukładają twoją firmę, aby faktycznie była zoptymalizowana i gotowa na współpracę księgową.
Prowadzenie uproszczonej lub pełnej księgowości to nie tylko bieżące rozliczenia. To również bieżące doradztwo w zakresie rachunkowości: konsultacje księgowe, analiza faktur i wydawanie opinii w zakresie określonych zdarzeń gospodarczych. W dobie KSeF doradzamy również jak prawidłowo wystawiać i wysyłać faktury.
Finansowanie zewnętrzne bardzo często może stanowić niesamowitą dźwignię do rozwoju — w ramach obsługi księgowej pomożemy Ci z uzyskaniem najlepszej oferty na kredyt, leasing, dotację lub inne, alternatywne sposoby dofinansowania firmy.
Wystarczy, że zamówisz bezpłatną konsultację, a my będziemy w stanie zapewnić Ci wszystkie usługi podatkowe, księgowe i prawne. W ramach założenia firmy na początku doradzimy Ci jaki to powinien być podmiot, następnie zajmiemy się zgłoszeniami do zusu i urzędu skarbowego, by wreszcie zadbać o bieżącą obsługę księgową.
Krok 1
Wypełnij formularz i zamów bezpłatną konsultację
Krok 2
Zadzwonimy do Ciebie, aby lepiej zrozumieć twoją sytuację
Krok 3
Umówimy Cię na rozmowę z naszym ekspertem (księgowym lub doradcą podatkowym)
Krok 4
Zaproponujemy najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy
Bardzo wartościowa konsultacja. Mecenas Chinczewski ma dużą wiedzę odnośnie spółek prawa handlowego i odnosi się do konkretów dotyczących twojej firmy. Na koniec prezentacja podsumowująca całość rozmowy i nawet wyliczenia pokazujące jak zmiana wpłynie na roczny dochód. Pełny profesjonalizm. Polecam
Opinia z Google
Jedno spotkanie z Panem Mateuszem wyjaśniło nam więcej niż kilka spotkań i 4h pracy innej kancelarii. Mecenas ma dużo praktycznej wiedzy o spółkach, więc konsultacja przepełniona ważnymi informacjami. Polecam i sam liczę na dalszą współpracę.
Opinia z Google
Podczas realizacji zlecenia założenia nowej sp. z o.o. wszystko przebiegało zgodnie z planem. Wszystkie osoby, z którymi miałem kontakt wykazały się cierpliwością w tłumaczeniu zawiłości prawno-podatkowych związanych z nową formą działalności firmy. Wiedzą dokładnie w jaki sposób zgodnie z obowiązującym prawem zoptymalizować formę działalności.
Opinia z Google
Konsultacja online w zakresie optymalizacji podatkowej była bardzo pomocna. Specjaliści z Kancelarii profesjonalnie wyjaśnili mi wszystkie kwestie i zaproponowali konkretne rozwiązania dostosowane do mojej sytuacji finansowej. To zdecydowanie wartościowy sposób na zoptymalizowanie swoich podatków.
Opinia z Google
Szukasz biura rachunkowego, które nie tylko zadba o bieżące rozliczenia, natomiast będzie w stanie również doradzać księgowo i podatkowo? Chcesz przenieść swoją księgowość i ją zoptymalizować?
Wypełnij formularz, a zadzwonimy do Ciebie i w ramach 30-minutowej bezpłatnej konsultacji ocenimy, które rozwiązania księgowe będą dla Ciebie najkorzystniejsze.
Wdrożenie KSeF składa się z kilku etapów. Wyszczególnić można edukację w zakresie wprowadzanych zmian, audyt procesu fakturowania, ustalenie pól obligatoryjnych dla e-faktury ustrukturyzowanej, wybór dostawcy oprogramowania, nadanie i przeprowadzenie weryfikacji uprawnień, kontroli prawidłowości danych, zmiany w umowach, rozpoczęcie korzystania z system e faktur KSeF.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2024 r. dla wszystkich czynnych podatników VAT. Podatnicy, którzy są zwolnieni z VAT zobowiązani będą do wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2025 roku. Do wystawiania faktur w krajowym systemie e-faktur KSeF nie są zobligowani, m.in: podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP oraz podatnicy, nieposiadającej tej siedziby w Polsce, ale posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w naszym kraju (przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę). Poza system KSeF pozostaną również faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Pozostaną tu dotychczasowe zasady ich wystawiania.
W obecnym czasie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych. Korzystanie z nich jest dobrowolne, a odbiorca faktury musi wyrazić zgodę na jej odbiór przez system KSeF, natomiast od 1 lipca 2024 r. wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe i nie będzie potrzebna zgoda odbiorcy tej faktury na jej odbiór.
Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym jej numerem identyfikującym ją w tym systemie, która będzie przyjmowała format xml, zgodny ze strukturą logiczną e-faktury. Faktura, którą wysyłamy do KSeF musi być zgodna ze strukturą logiczną, co w praktyce oznacza, że jeśli będzie ona zawierała błędy, czyli np. nie będą wypełnione wszystkie pola, które obowiązkowo powinny być wypełnione to taka faktura zostanie odrzucona przez system. Obowiązujący od 1 września 2023 r. wzór e-faktury w wersji FA(2) jest dostępny na portalu podatki.gov.pl.
W celu uzyskania dostępu do systemu KSeF musimy uzyskać pierwotne uprawnienia właścicielskie oraz nadać ewentualne dalsze uprawnienia innym osobom. Uwierzytelnienie w KSeF w zależności od tego kto je chce uzyskać, może odbyć się za pomocą trzech sposobów: profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Podatnicy będący osobami fizycznymi mogą korzystać z systemu, autoryzując się profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie trzeba tu nic zgłaszać. Dalsze uprawnienia można nadać osobom trzecim, np. do wystawiania faktur w imieniu podatnika. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), czy też w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników. W przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną wystąpi konieczność zgłoszenia za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w którym wskazuje się osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie mogła również także nadać dalsze uprawnienia drogą elektroniczną w ramach KSeF.
