Czy usługi transportowe muszą być na VAT? Doradca podatkowy wyjaśnia

Prowadzenie działalności transportowej w Polsce i w Unii Europejskiej wiąże się nie tylko z wyzwaniami logistycznymi czy operacyjnymi, ale również – a może przede wszystkim – z koniecznością prawidłowego rozliczania podatku VAT. Zasady opodatkowania usług transportowych należą do jednych z bardziej złożonych w ustawie o VAT, ponieważ zależą m.in. od miejsca rozpoczęcia i zakończenia transportu (tj. miejsca wyjazdu (nadania) i miejsca przyjazdu (przeznaczenia)), statusu nabywcy usługi (podatnik czy konsument) oraz posiadanych dokumentów.

Nie ma jednego przepisu, który w każdej sytuacji daje jednoznaczną odpowiedź. Dlatego przedsiębiorcy transportowi często pytają: czy dana usługa transportowa musi być objęta VAT, a jeśli tak – w jakiej stawce podatku VAT i gdzie podatek należy rozliczyć (w Polsce, na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska, czy na terytorium państwa trzeciego)?

W tym artykule krok po kroku wyjaśnię:

• czy usługi transportowe są objęte VAT,
• jak ustalić miejsce świadczenia usług transportu towarów i osób (art. 28b i art. 28f ustawy o VAT),
• jakie mamy stawki VAT dla usług transportowych,
• kiedy możliwe jest zastosowanie stawki 0% VAT,
• jakie dokumenty trzeba posiadać, aby bezpiecznie korzystać z preferencji

Od czego zależy stawka podatku VAT na usługi transportowe?

Na wysokość (albo w ogóle miejsce opodatkowania) VAT przy usługach transportowych wpływa kilka czynników:

• przedmiot transportu – transport pasażerów czy przewóz towarów,
• charakter trasy – transport krajowy, wewnątrzwspólnotowy (na terytorium UE) czy międzynarodowy (z/do państwa trzeciego),
• status usługobiorcy – podatnik (B2B) czy konsument (B2C),
• miejsce świadczenia usług – ustalane według przepisów dot. miejsca świadczenia usług transportu (m.in. art. 28f ustawy o VAT).

Co do zasady, gdy miejscem opodatkowania jest terytorium kraju (Polska), stosuje się stawkę podstawową 23%, a dla wybranych przewozów pasażerskich – 8%. Transport międzynarodowy towarów/osób może korzystać ze stawki 0%, ale tylko przy spełnieniu ściśle określonych warunków oraz właściwej dokumentacji. W transakcjach wewnątrzunijnych B2B często zdarza się, że miejsce świadczenia przypada poza Polską (np. na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju), przez co polska stawka 23% w ogóle nie ma zastosowania.

Ponieważ to miejsce świadczenia usługi decyduje, czy rozliczamy VAT w Polsce i jaką stawkę stosujemy, zaczynamy właśnie od jego prawidłowego ustalenia.

Jak określić miejsce świadczenia usług na potrzeby VAT?

Transport towarów – miejsca świadczenia i zasady opodatkowania

Miejsce świadczenia usług przy transporcie towarów na rzecz podatników (B2B)

W przypadku usług transportu towarów świadczonych na rzecz podatników VAT (B2B) stosujemy zasadę ogólną: miejscem świadczenia jest państwo siedziby działalności gospodarczej usługobiorcy (art. 28b ustawy o VAT). Jeżeli jednak usługa jest związana ze stałym miejscem prowadzenia działalności odbiorcy położonym w innym państwie niż jego siedziba, miejscem świadczenia jest to stałe miejsce.

Jeśli więc usługobiorcą jest podatnik krajowy, miejscem świadczenia (opodatkowania) będzie terytorium kraju (Polska). W takiej sytuacji co do zasady stosuje się stawkę 23% VAT.

Wyjątkowo można zastosować 0%, gdy transport wykonywany w całości w Polsce stanowi część usługi transportu międzynarodowego (i są spełnione warunki oraz posiadana wymagana dokumentacja).

Miejsce świadczenia usług przy transporcie towarów na rzecz polskich podatników (w przypadku transportu poza UE)

Jeżeli transport towarów w całości odbywa się poza terytorium UE, nabywcą usług transportu jest zaś polski podatnik (mający w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, dla którego są świadczone te usługi, a w przypadku braku takiej siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – mający na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu), wówczas miejsce świadczenia usług znajduje się poza UE.

Przykład: polski podatnik nabywa usługę transportu towarów realizowaną w całości na terytorium Ukrainy – miejsce świadczenia tej usługi znajduje się poza UE.

Miejsce świadczenia usług przy transporcie towarów dla podatników VAT (w przypadku transportu odbywającego się na terytorium RP na rzecz państwa trzeciego)

Miejscem świadczenia usług transportu towarów, który w całości odbywa się na terytorium kraju, na rzecz podatnika z kraju trzeciego (mającego w kraju trzecim siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, dla którego są świadczone te usługi, a w przypadku braku takiej siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności – mającego tam stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu), jest terytorium kraju (Polska).

Przykład: miejscem świadczenia usługi transportu towarów odbywającego się w Polsce na rzecz przedsiębiorcy z Kanady jest Polska.

Jeżeli usługobiorcą jest podatnik spoza UE, usługa transportu towarów będzie co do zasady opodatkowana 23-procentową stawką podatku na terytorium RP. Jeśli jednak transport ten stanowi część usługi związanej z transportem międzynarodowym, wówczas będzie ona opodatkowana stawką 0% VAT.

Miejsce świadczenia usług przy transporcie towarów na rzecz podmiotów niebędących podatnikami (B2C)

Zgodnie z ustawą o VAT miejscem świadczenia usług transportu towarów na rzecz podmiotów niebędących podatnikami jest:

• miejsce, w którym odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości,
• miejsce, gdzie przewóz towarów się rozpoczyna – przy transporcie towarów, którego rozpoczęcie i zakończenie ma miejsce odpowiednio na terytorium dwóch różnych państw członkowskich.

Za miejsce rozpoczęcia transportu należy uznać miejsce, w którym faktycznie rozpoczyna się transport towarów, niezależnie od pokonanych odległości do miejsca, gdzie znajdują się towary. Natomiast miejsce zakończenia transportu oznacza miejsce, w którym faktycznie kończy się przewóz towarów.

Nie ma przepisów określających szczególny moment powstania obowiązku podatkowego dla tych usług. Obowiązek podatkowy dla tych usług powstaje na zasadach ogólnych.

Warto pamiętać, że usługi transportu towarów – jeśli mają charakter transportu międzynarodowego (bądź stanowią część transportu międzynarodowego) – mogą podlegać opodatkowaniu stawką 0% VAT, o ile podatnik dysponuje wymaganą dokumentacją potwierdzającą charakter przewozu.

Transport pasażerów w rozumieniu ustawy o VAT – miejsca świadczenia i zasady opodatkowania

Transport drogowy i kolejowy pasażerów

Miejscem świadczenia usług, jeżeli chodzi o transport pasażerów oraz międzynarodowy transport kolejowy, jest miejsce, gdzie odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości. W praktyce dotyczy to stosowania tzw. klucza kilometrowego. Oznacza to, że podstawa opodatkowania (kwota należna za usługę transportu) powinna być podzielona na części, stosownie do tego, w jakiej części trasa przebiegała przez jakie państwo i w tych poszczególnych państwach (w tych częściach) powinna być opodatkowana.

Przykład: Przejazd z Polski do Hiszpanii przez Czechy i Francję.
Udziały kilometrów w trasie: Polska 18%, Czechy 22%, Francja 40%, Hiszpania 20%. W konsekwencji VAT rozlicza się proporcjonalnie: 18% podstawy w Polsce, 22% w Czechach, 40% we Francji i 20% w Hiszpanii.

Transport międzynarodowy pasażerów (stawka 0% i procedury)

W przypadku międzynarodowego transportu osób stawką 0% opodatkowuje się przewóz (lub inny sposób przemieszczania osób) środkami transportu morskiego, lotniczego lub kolejowego w sytuacjach:

• z miejsca wyjazdu na terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium kraju,
• z miejsca wyjazdu poza terytorium kraju do miejsca przyjazdu na terytorium kraju,
• z miejsca wyjazdu poza terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium kraju, jeżeli trasa na pewnym odcinku przebiega przez terytorium kraju (tranzyt).

Warunek zastosowania 0%: podatnik musi posiadać dokumenty potwierdzające międzynarodowy charakter transportu. Co do zasady dowodem jest międzynarodowy bilet (lotniczy, promowy/okrętowy lub kolejowy) wystawiony przez przewoźnika na określoną trasę i dla konkretnego pasażera.

Stawka 0% obejmuje również usługi pośrednictwa i spedycji międzynarodowej, o ile są bezpośrednio związane z ww. przewozem.

Zagraniczni podatnicy, którzy wykonują wyłącznie międzynarodowe przewozy drogowe polegające na okazjonalnym przewozie osób autobusami i nie korzystają z prawa do odliczenia VAT naliczonego, mogą zgłosić zamiar skorzystania z procedury szczególnej do Naczelnika II US Warszawa-Śródmieście. Zgłoszenie składa się elektronicznie. Po jego przyjęciu urząd nadaje podatnikowi numer identyfikacyjny.

W ramach tej procedury szczególnej tacy podatnicy są zobowiązani do składania elektronicznych deklaracji podatkowych (z wymaganymi elementami wskazanymi w przepisach). Wzory deklaracji nie zostały określone.

Warunki uznania usługi przewozu towarów za transport międzynarodowy (stawka 0% i dokumenty potwierdzające dowód świadczonej usługi)

Przez usługi międzynarodowego transportu towarów rozumie się przewóz (lub inny sposób przemieszczania) towarów, gdy spełniony jest jeden z poniższych wariantów i choć część trasy przebiega przez terytorium RP:

• z miejsca nadania na terytorium Polski do miejsca przeznaczenia poza terytorium UE (np. Polska → USA),
• z miejsca nadania poza terytorium UE do miejsca przeznaczenia w Polsce (np. Canada → Polska),
• z miejsca nadania poza terytorium UE do miejsca przeznaczenia poza terytorium UE, jeżeli trasa na pewnym odcinku przebiega przez Polskę (tranzyt, np. Canada → Rosja przez RP),
• z miejsca nadania w innym państwie członkowskim UE do miejsca przeznaczenia poza UE albo odwrotnie – z miejsca nadania poza UE do miejsca przeznaczenia w innym państwie członkowskim UE niż Polska, jeżeli trasa przebiega przez RP (np. Portugalia → Chiny przez Polskę / Chiny → Portugalia przez Polskę).

Do usług międzynarodowych zalicza się również pośrednictwo i spedycję międzynarodową, o ile są bezpośrednio związane z ww. przewozem.

Wyłączenie: Usługi transportu międzynarodowego nie obejmują przewozu towarów w przypadku, gdy miejsce wyjazdu (nadania) i miejsce przyjazdu (przeznaczenia) tych osób lub towarów znajduje się na terytorium kraju, a przewóz poza jego terytorium ma wyłącznie charakter tranzytu, (np. Polska → Słowacja → Polska).

Stawka 0% VAT

Przy usłudze międzynarodowego transportu towarów stawka podatku wynosi 0%.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku od towarów i usług, oraz warunków stosowania stawek obniżonych stanowi, że obniżoną do 0% stawkę podatku w odniesieniu do transportu towarów stosuje się również do:

• Usług transportu towarów, jeżeli transport ten wykonywany jest w całości na terytorium kraju i stanowi część usługi transportu międzynarodowego.
• Wewnątrzwspólnotowych usług transportu towarów, jeżeli transport ten stanowi część usługi transportu międzynarodowego.
• Usług transportu towarów świadczonych na rzecz podatnika w rozumieniu art. 28a ustawy o VAT, będącego usługobiorcą tych usług, posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, dla którego są świadczone te usługi, a w przypadku braku takiej siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, jeżeli transport ten wykonywany jest w całości poza terytorium kraju:
  • z miejsca wyjazdu (nadania) na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju do miejsca przyjazdu (przeznaczenia) poza terytorium UE lub,
  • z miejsca wyjazdu (nadania) poza terytorium UE do miejsca przyjazdu (przeznaczenia) na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju,
  • usług transportu towarów przewożonych przez osoby podróżujące, takich jak bagaż lub pojazdy samochodowe, jeżeli transport tych osób jest opodatkowany podatkiem według stawki w wysokości 0%.

Warunki do zastosowania stawki 0% w odniesieniu do międzynarodowego transportu towarów

Warunkiem zastosowania 0% do międzynarodowego transportu towarów jest posiadanie przez podatnika dowodów wykonania usługi. W praktyce są to w szczególności:

1. Gdy przewóz realizuje przewoźnik lub spedytor:
   • list przewozowy lub dokument spedytorski używany w komunikacji międzynarodowej (kolejowy, lotniczy, samochodowy – np. CMR, konosament morski, konosament żeglugi śródlądowej), lub inny dokument, z którego jednoznacznie wynika przekroczenie granicy z państwem trzecim (w następstwie przewozu z miejsca nadania do miejsca przeznaczenia),
   • faktura wystawiona przez przewoźnika / spedytora.
     
2. Transport towarów importowanych:
   • dokumenty z pkt 1, oraz
   • dokument potwierdzony przez urząd celno-skarbowy, z którego jednoznacznie wynika, że wartość usługi została wliczona do podstawy opodatkowania z tytułu importu towarów.
     
3. Gdy przewóz realizuje eksporter:
   • dowód wywozu towarów zawierający co najmniej:
     • nazwę/imię i nazwisko oraz adres eksportera,
     • określenie towarów i ich ilości,
     • potwierdzenie wywozu przez właściwy organ celny.

Kiedy 8% VAT, a kiedy 23% przy transporcie?

Co do zasady 8% VAT dotyczy usług transportu pasażerów (przewóz osób wraz z bagażem podręcznym), jeżeli miejscem opodatkowania jest Polska. Obejmuje to m.in.:

• transport kolejowy,
• transport lądowy (miejski i podmiejski),
• usługi taksówek,
• transport morski i przybrzeżny,
• transport wodny śródlądowy,
• transport lotniczy.

Przy międzynarodowym przewozie osób można zastosować 0% (kolej, statek, samolot) – pod warunkiem posiadania wymaganej dokumentacji. W transporcie autokarowym najczęściej pozostaje 8%, z uwzględnieniem pokonanych odległości.

23% VAT stosuje się co do zasady do usług transportu towarów, gdy miejsce opodatkowania przypada w Polsce (transport krajowy albo taki, który na podstawie przepisów o miejscu świadczenia „wpada” do PL).
Wyjątek: gdy kurs stanowi część transportu międzynarodowego, możliwa jest stawka 0%, pod warunkiem posiadania właściwej dokumentacji (np. CMR, konosament, potwierdzenia celne).

W praktyce:

• przewóz osób opodatkowany w Polsce → najczęściej 8% (albo 0%, jeśli spełnione warunki do uznania za transport międzynarodowy),
• przewóz towarów opodatkowany w Polsce → najczęściej 23% (albo 0%, gdy to element transportu międzynarodowego odpowiednio udokumentowany).

Kluczowym jest prawidłowo ustalić miejsce świadczenia (zgodnie z art. 28b/28f ustawy o VAT).

FAQ: usługi transportowe a VAT

1. Czy w przypadku usług transportowych możliwe jest zastosowanie zwolnienia podmiotowego z VAT?
   • Tak — dla usług transportowych ma zastosowanie zwolnienie podmiotowe z art. 113 ustawy o VAT. W 2025 r. ze zwolnienia z podatku VAT mogą korzystać podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej w Polsce, o ile wartość ich sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 zł. Limit ten obowiązuje również w trakcie 2025 r. – do momentu jego przekroczenia. Zwolnienie przysługuje zarówno przedsiębiorcom kontynuującym działalność, jak i tym, którzy rozpoczęli ją w danym roku – przy czym w ich przypadku limit ustalany jest proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Należy jednak pamiętać, że nie każda transakcja wykazywana w deklaracji VAT podlega uwzględnieniu przy ustalaniu limitu zwolnienia. Od 1 stycznia 2026 roku limit zostanie podwyższony do 240 000 zł (z obecnych 200 000 zł).
     
2. Czy skan CMR wystarczy?
   • Co do zasady dopuszcza się dokumenty w formie elektronicznej, o ile jednoznacznie potwierdzają wykonanie przewozu i przekroczenie granicy. Praktycznie zaleca się posiadać komplet: CMR + faktura, a przy imporcie także dokument potwierdzający wliczenie do podstawy opodatkowania importowanych towarów.
     
3. Wykonałem usługę transportową na rzecz podatnika z państwa trzeciego, a transport odbył się w całości w Polsce – gdzie rozliczyć VAT?
   • Zgodnie z art. 28f ust. 1a pkt 2 ustawy o VAT, jeżeli usługę transportu towarów wykonuje się w całości na terytorium kraju, a usługobiorcą jest podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności poza terytorium Unii Europejskiej (a w braku tych miejsc – stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu poza UE), miejscem świadczenia usług jest terytorium kraju (Polska).Stawka VAT: co do zasady 23% VAT. Jeżeli polski odcinek stanowiłby wyłącznie część usługi transportu międzynarodowego (eksport/import), możliwa byłaby stawka 0% – pod warunkiem spełnienia wymogów w sprawie obniżonych stawek podatku i posiadania właściwej dokumentacji (np. CMR/konosament/list lotniczy jako dowodem świadczenia usług transportu, a przy imporcie również dokument potwierdzający fakt wliczenia wartości usługi do podstawy opodatkowania importowanych towarów).
     
4. Jak ustalić miejsce świadczenia usług transportu towarów na rzecz podatnika (B2B)?
   • Stosujemy art. 28b ustawy o VAT: liczy się siedzibę działalności gospodarczej usługobiorcy albo jego stałe miejsce prowadzenia działalności (FE), dla którego usługa jest świadczona (art. 28b ust. 2 ustawy o VAT). To oznacza, że nawet gdy przewóz odbywa się na terytorium Polski, rozliczenie może przypaść w terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska (miejsce siedziby/FE nabywcy).
     
5. Czy brak dokumentów potwierdzających możliwość zastosowania stawki 0% wyklucza preferencję na stałe?
   • Nie. Brak kompletu dokumentów nie zamyka możliwości do zastosowania stawki 0% dla usług transportu międzynarodowego (w tym krajowego odcinka jako części usługi transportu międzynarodowego) na stałe. Jeżeli przed złożeniem deklaracji nie dysponujesz wymaganymi dowodami (np. CMR/konosament/list lotniczy – jako dowodem świadczenia usług transportu międzynarodowego; przy imporcie – dokument potwierdzający wliczenie wartości usługi do podstawy opodatkowania importowanych towarów), zastosuj przejściowo stawkę krajową (23%/8%), a po zebraniu dokumentów dokonaj korekty rozliczenia.

Jak w Finerto możemy Ci pomóc?

Jeżeli świadczą Państwo usługi transportowe (pasażerów lub towarów) albo planują rozpoczęcie takiej działalności, rekomenduję kontakt z doradcą podatkowym m.in. w celu prawidłowego ustalenia miejsca świadczenia usług, a tym samym gdzie i w jakiej wysokości należy rozliczyć VAT.

Zachęcamy do kontaktu z naszymi doradcami podatkowymi – [skontaktuj się z nami, klikając tutaj].

Nasi doradcy podatkowi:

• pomogą Ci ustalić prawidłowe rozliczenie podatku VAT w transporcie,
• przeanalizują, czy Twoja obecna forma prawna i struktura działalności są optymalne podatkowo,
• ocenią, czy Twoja obecna struktura zapewnia Ci należyte bezpieczeństwo prawne i chroni Twój majątek (co w transporcie ma szczególne znaczenie).

Jeżeli okaże się, że Twoja struktura nie jest optymalna – przygotujemy dla Ciebie Plan optymalizacyjny, w którym:

• przeanalizujemy strukturę Twojej działalności,
• ocenimy bezpieczeństwo prawne,
• zaopiniujemy poprawność rozliczeń VAT (nie tylko w transporcie).

Dodatkowo, jeśli zależy Ci na poprawie płynności finansowej i nie chcesz płacić zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku – sprawdzimy, czy spełniasz warunki do CIT estońskiego.

A jeśli chcesz zabezpieczyć majątek, zapewnić sukcesję międzypokoleniową i pomnażać środki – co do zasady- bez bieżącego opodatkowania, przeanalizujemy opłacalność wprowadzenia do Twojej struktury fundacji rodzinnej (która pozwoli Ci np. na wypłatę dywidendy ze spółki bez podatku dochodowego).

Przedsiębiorco – nie ryzykuj dłużej i nie przepłacaj! Kliknij i zamów bezpłatną konsultację online!